Hasny Furniture
Kedai Perabot dan Kabinet Dapur
Ringkasan Kes Perniagaan
Setelah 8 tahun beroperasi, Hasny Furniture tidak pernah menggunakan apa-apa sistem untuk mengurus dan mengawal perniagaan mereka secara efektif. Hal ini, telah menyukarkan Puan Farhana, pemilik syarikat, untuk memantau aktiviti-aktiviti pekerja seperti kedatangan, permohonan cuti, dan pembayaran gaji. Oleh demikian, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) untuk mengatasi cabaran-cabaran. Dengan adanya sistem ini, mereka dapat menyelaraskan proses HR, termasuk pengurusan pekerja, gaji, dan pemantauan kehadiran melalui HRMS.
Latar Belakang Syarikat
Latar Belakang Syarikat
Hasny Furniture ialah sebuah perniagaan yang membuat dan menjual perabot dan kabinet dapur yang telah ditubuhkan pada tahun 2015. Mereka mempunyai pengalaman lebih dari 8 tahun dalam penghasilan pelbagai jenis kabinet. Syarikat ini memiliki sebuah kilang yang terletak di Pantai Remis yang telah menjadi pusat operasinya. Mereka juga menghasilkan lain-lain produk seperti labu sayong.
Hasny Furniture memastikan mereka mempunyai idea yang kreatif dalam penghasilan produk yang akan menepati citarasa pelanggan serta meningkatkan tahap teknologi yang digunakan di dalam bahagian pengeluaran bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti produk keluaran mereka. Hasny Furniture diusahakan oleh pasangan suami isteri Encik Hasny dan Puan Farhana. Mereka mempunyai kilang yang bertempat di Pantai Remis. Atas permintaan ramai, mereka membuka satu showroom di Seri Manjung untuk memudahkan pelanggan untuk melihat hasil kerja mereka.
Cabaran Yang Dihadapi
Puan Farhana yang juga sebagai pengurus bahagian pengurusan dan pengiraan gaji pekerja menghadapi beberapa cabaran, antaranya, mereka tidak mempunyai penyimpanan data pekerja yang seragam. Masalah juga mula timbul apabila beliau perlu mengawal dua lokasi yang berbeza iaitu di pusat pameran di Seri Manjung dan kilang di Pantai Remis. Kewujudan lokasi yang berbeza ini telah menyulitkan Puan Farhana dalam memantau aktiviti pekerja di kedua-dua lokasi ini secara lancar.
Kedua, para pekerja di Hasny Furniture juga tidak mempunyai sistem pengurusan cuti yang teratur. Buat masa sekarang, pekerja hanya menggunakan aplikasi WhatsApp untuk memohon cuti atau time-off yang dihantar secara terus kepada Puan Farhana. Perkara ini menyukarkan Puan Farhana untuk menguruskan permohonan-permohonan tersebut, menyimpan rekod-rekod cuti yang telah diambil dan belum diambil, dan juga sukar untuk beliau menguruskan sumber tenaga kerja yang diperlukan kerana beliau boleh terlupa jika ada pekerja yang mmengambil cuti.
Tambahan lagi, Puan Farhana juga mempunyai kesukaran untuk mengira gaji pekerja setiap bulan. Oleh demikian, setiap akhir bulan, Puan Farhana banyak menghabiskan masa untuk menyemak punch card, mengira bayaran lebih masa (overtime), dan mengendalikan permohonan cuti yang dilakukan oleh pekerja secara manual. Hal ini menyebabkan proses pengendalian menjadi lebih lama dan risiko untuk melakukan kesalahan itu tinggi.
Kesemua permasalahan ini berkait rapat dengan pengurusan pekerja dan pengiraan gaji, yang merupakan aspek penting dalam operasi harian syarikat. Oleh itu,mereka memerlukan penyelesaian yang sistematik dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengurusan dan pengiraan gaji pekerja, mengurangkan kerumitan proses, dan meningkatkan kepuasan pekerja serta ketelusan dalam urusan pengurusan cuti dan gaji.
Cara Penyelesaian
Cara Penyelesaian
Bagi menangani masalah berkaitan dengan penyimpanan data pekerja, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan satu sistem pendigitalan pada bahagian sumber manusia (HR). Sistem ini harus berkebolehan menyimpan maklumat pekerja seperti butiran peribadi, pengalaman kerja, prestasi, dan maklumat lain yang berkaitan. Sistem ini juga harus mampu memudahkan pentadbiran syarikat untuk mengemaskini maklumat pekerja di mana-mana sahaja mereka berada dan pada bila-bila masa.
Selain itu, untuk mengatasi masalah tidak mempunyai sistem pengurusan cuti yang teratur, kami mencadangkan agar mereka menggunakan sistem perisian pengurusan cuti yang membolehkan pekerja memohon cuti secara dalam talian. Permohonan cuti ini akan disalurkan secara automatik kepada Puan Farhana untuk tujuan kelulusan dan penyimpanan rekod cuti tersebut. Sistem pengurusan cuti ini haruslah mampu untuk memberikan jumlah cuti kepada golongan yang berbeza mengikut kelayakan mereka. Sistem ini juga seharusnya mampu untuk meletakkan beberapa syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh syarikat kepada para pekerjanya.
Kemudian, bagi mengatasi masalah kesukaran pengiraan gaji, kami mecadangkan mereka untuk menggunakan sistem yang boleh mengira gaji secara automatik. Segala bayaran lebih masa, tambahan bayaran, dan penolakan wajib yang sepatutnya seperti KWSP dan EIS perlu diambil kira secara automatik dalam pengiraan gaji. Sistem ini juga harus mampu untuk menghasilkan slip gaji dengan mudah dan mampu untuk menyalurkannya kepada setiap pekerja dengan automatik.
Pelaksanaan Dan Hasil
Pelaksanaan Dan Hasil
Isu utama yang ingin diselesaikan di sini ialah penyimpanan data pekerja yang tidak seragam. Jadi, bagi mengatasi masalah ini, kami telah mencadangkan agar mereka menggunakan satuSistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) iaitu Zoho People. Dengan menggunakan Employee Form didalam Zoho People, segala maklumat pekerja yang wajib diberikan oleh setiap pekerja dapat disimpan dengan teratur. Kebolehan Zoho People untuk mengesahkan data dan juga memaksa pekerja untuk mengisikan maklumat-maklumat yang diperlukan memastikan tiada lagi ketirisan maklumat dan hal ini sememangnya menambahkan lagi kemampanan pengurusan maklumat pekerja yang semestinya penting untuk setiap organisasi.
Kemudian, untuk mengatasi masalah sistem pengurusan cuti tidak teratur, proses kelulusan dan pengesahan di dalam Zoho People telah diubahsuai supaya setiap permohonan cuti akan sampai kepada penyelia atasan terlebih dahulu sebelum permohonan berkenaan dihantar kepada Puan Farhana untuk pengesahan selanjutnya. Dengan adanya 2 tahap semakan, pertindihan waktu cuti oleh pekerja dapat dielakkan.
Selain itu, fungsi kedatangan pekerja juga digunakan untuk merekod permohonan, dan modul bayaran lebih masa (Overtime) dicipta untuk permohonan kerja lebih masa. Pekerja juga boleh memilih Time Off Replacement untuk menggantikan cuti yang diminta. Ini membantu Puan Farhana membuat semakan kerja lebih masa dan penggantian Time Off tanpa kekeliruan.
Sebelum ini, Puan Farhana memainkan peranan penting dalam menilai punch card semasa perhitungan gaji pekerja, yang ini bertujuan untuk memastikan pekerja yang layak menerima elaun khas kedatangan. Dalam Zoho People, kami menggunakan fungsi khas untuk menjalankan penilaian terhadap rekod kedatangan dan cuti tanpa gaji dalam sistem dengan hanya satu klik pada butang 'Prepare Payroll'. Pekerja yang kehadirannya tidak melewati batas waktu dan tidak mengambil cuti tanpa gaji akan secara automatik memperoleh catatan Attendance Allowance yang akan memberi mereka elaun tambahan semasa proses pengiraan gaji.
Akhir sekali,bagi mengatasi kesulitan dalam menghitung gaji pekerja setiap bulan, kami telah mencadangkan agar mereka mengintegrasikan Zoho People dan PayrollPanda. Ini akan memudahkan lagi proses perhitungan gaji secara signifikan. Semua catatan seperti cuti tanpa gaji, bayaran lebih masa (overtime ), dan elaun kedatangan akan digabungkan ke dalam Payroll Entry (custom module) lalu dihantar ke Payroll Panda untuk perhitungan seterusnya. Slip gaji yang telah selesai akan diimport kembali ke dalam Zoho People melalui modul Files. Ini akan memudahkan pekerja untuk memeriksa semua informasi yang mereka perlu dengan hanya menggunakan satu sistem sahaja.
What apps have been deployed
Zoho People
Payroll Panda
What our client says about our service?
MUDAH, MENJIMATKAN MASA dan TEPAT
sangat memudahkan kerja saya dalam memeriksa attendance, pengiraan gaji dan kiraan gaji adalah sangat tepat
- Hasny Furniture
