Michi Global Sdn Bhd

Ringkasan Kes Perniagaan

Seperti banyak syarikat lain, CakapJepun telah menikmati pertumbuhan yang stabil. Mereka telah menggunakan pelbagai aplikasi untuk meningkatkan produktiviti mereka. Walau bagaimanapun, aplikasi-aplikasi ini tidak terhubung antara satu sama lain dan hal ini menyumbang kepada pelbagai masalah baik dari segi operasi, mahupun kos-kos yang terlibat. Sebagai contoh, mereka mempunyai aplikasi e-pembelajaran yang sangat berkuasa, tetapi tidak mempunyai keupayaan untuk merekod pembelian secara langsung ke dalam sistem perakaunan mereka.

Akibatnya, rekod jualan terpaksa dieksport dan dimasukkan secara manual ke dalam sistem perakaunan. Pangkalan data sistem-sistem mereka tidak selari dan juga tidak berhubungan, menjadikan mereka susah untuk menjana laporan-laporan yang berguna seperti demografi pelanggan dan gelagat pembelian seperti yang diharapkan. Laporan yang tepat hanya boleh dijana dengan usaha manual dan ini tentunya mempengaruhi produktiviti mereka.

Oleh itu, perlunya ada suatu penyelesaian yang mampu untuk memberikan pangkalan data yang bersepadu, proses yang lebih lancar, dan kemampuan untuk menjana laporan yang diperlukan dengan mudah.

Latar Belakang Syarikat

Cakap Jepun ialah sebuah jenama di bawah Michi Global Sdn Bhd yang diasaskan oleh dua jurutera yang belajar dan bekerja mereka di Jepun. Sebagai pelajar di sana, proses pembelajaran adalah agak sukar kerana bahasa Jepun ialah satu satunya bahasa yang digunakan. Menyedari hal ini, mereka membentuk kumpulan pencerita berbahasa Jepun dalam usaha untuk menyumbang kepada mereka yang menghadapi situasi yang sama.

Organisasi ini jelas memberi tumpuan kepada mengubah pengalaman pengajaran bahasa Jepun. Matlamat utama mereka adalah untuk menyediakan perkhidmatan pendidikan yang membantu membina keyakinan dalam bahasa Jepun. Di samping itu, mereka berusaha untuk membangunkan individu yang yakin dan positif, dan membina komuniti yang boleh memberi impak yang besar kepada negara. Sebagai tambahan kepada tawaran biasa, syarikat ini menawarkan pelbagai perkhidmatan khusus yang direka khas untuk memenuhi keperluan pelanggan yang berbeza. Ini termasuk kursus dalam talian, sesi latihan dalam syarikat, serta rancangan TV dan acara langsung.

Cabaran yang dihadapi

Syarikat ini merupakan syarikat yang sedang berkembang yang ingin meningkatkan keupayaan kewangan dan perakaunannya. Mereka telah menggunakan pelbagai aplikasi untuk meningkatkan produktiviti mereka. Walau bagaimanapun, aplikasi-aplikasi ini tidak terhubung antara satu sama lain dan hal ini menyumbang kepada pelbagai masalah baik dari segi operasi, mahupun kos-kos yang terlibat.

Syarikat ini mempunyai platform e-pembelajaran berasaskan WordPress dan sistem invois automatik. Walau bagaimanapun, mereka bergelut dengan pembayaran dari Stripe dan penyesuaian bank mereka kerana perisian semasa mereka, MYOB, tidak dapat merekodkan semua maklumat yang diperlukan.

Cara Penyelesaian

Penyelesaian yang kami sarankan adalah untuk mengintegrasikan setiap aplikasi dan memastikan mereka mempunyai pangkalan data tertumpu. Disebabkan oleh banyak cabaran dengan pelantar e-pembelajaran sedia ada, TrainerCentral telah dicadangkan kerana TrainerCentral boleh disambungkan dengan Zoho CRM dan Zoho Books melalui Zoho Flow. Sebaik sahaja pelajar mendaftar atau menyertai satu-satu kursus, data mereka akan dipindahkan secara langsung ke Zoho CRM dan juga Zoho Books. Zoho CRM akan bertindak sebagai pangkalan data berpusat dan bertindak sebagai pusat janaan laporan dan analitik dan Zoho Books akan menjejaki semua pembelian yang dibuat dan memastikan kira-kira perakaunan teratur.

Pelaksanaan dan Hasil

Zoho Flow digunakan untuk menyatukan kesemua 3 aplikasi iaitu TrainerCentral, CRM, dan Books. Data pelajar dan rekod pembelian dihantar secara langsung ke CRM dan Books menggunakan pemicu yang sedia ada dalam Zoho Flow dan dengan membina beberapa jalan kerja automatik. Beberapa laporan penting seperti jualan mengikut kursus, jualan mengikut guru, jualan bulanan, dan jualan suku tahunan dihasilkan dan disajikan dalam papan pemuka visual (dashboard). Invois akan dihasilkan secara automatik setiap kali pembelian dibuat. Kemudian, invois tersebut akan ditandakan sebagai sudah dibayar. Ini akan memastikan rekod perakaunan selaras dengan kewangan sebenar mereka.

Tiada lagi keperluan untuk memindahkan data secara manual dari satu tempat ke tempat lain dan menghilangkan kebergantungan sepenuhnya pada campur tangan manusia untuk memastikan maklumat penting dicatat seperti maklumat pembelian. Data kini dapat dilihat dalam masa nyata dan boleh digunakan oleh perniagaan seperti yang dikehendaki pada bila-bila masa. Pelaksanaan ini secara tidak langsung menyumbang satu kesan tidak langsung di mana setelah mereka mempunyai pangkalan data yang terpusat dengan data pelanggan yang berguna, mereka dapat menyasarkan usaha pemasaran mereka dengan lebih tepat. Untuk ini, mereka menggunakan Zoho Campaign sepenuhnya.