Zoho Partner Malaysia | Aplikasi - Blog #zoho books

Why Zoho Books Was the Best Fit

Fri, 21 Nov 2025 15:46:38 +0800

JET Engineering Solutions Gains Control of Project Budgets with Zoho Books

Quick Read

Problem Statement

The company was unsatisfied with their previous cloud accounting system due to several limitations. It lacked important features, such as the ability to track project profitability in terms of revenue and expenses, and it did not provide any functions for budget creation.

Proposed Solution

To address these challenges, Zoho Books was proposed as a more comprehensive cloud accounting software. The system offers built-in project budgeting capabilities and allows for accurate tracking of project profitability through detailed reports.

Implementation & Results

The implementation involved configuring a basic setup in Zoho Books, which included modules such as the organisation profile, user roles and permissions, and document templates.

The company’s bank account and chart of accounts were also added, providing a unified accounting platform. To ensure a smooth transition, training and ongoing support were provided to the team.

Full Case Study

Business Case at a Glance

JET struggled with their previous accounting software as it did not meet all of the company's needs leading to work processes being complicated and unsatisfactory.

What apps have been deployed

Zoho Books

Company Background

JET Engineering Solutions is an engineering firm committed to serve the rising demands in the Smart Grid market across Malaysia and the ASEAN region. Since 2018, they have been providing integration, solutions and consultancy especially in SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) power systems with a strong compliance to IEC 61850 standards.

Being the Malaysian distributors of significant products like Thytronic, Fundamentals and iGrid T&D, JET Engineering Solutions offer deep expertise in the field in addition to acting as a gateway to such renowned international products.

The Challenge

JET is not new to using cloud accounting systems to manage their business’ finances. Coming to Aplikasi, they were in search of a new accounting system to better manage and support their heavily project-based company. Mainly, they struggled with their past system as it lacked various features regarding the tracking and budget creation of their projects.

Their previous software was limited in the ability to produce project budgets overall and this restraint in customising their budgets was further exacerbated by their inability to generate Project Profitability Reports. This all poses an issue as being a heavily project and service based company meant that effectively evaluating the expenses and revenue of their variously differing clients was vital – aspects that were lacking in their former accounting system.

Finding the Solution

Therefore, we suggested Zoho Books – a more comprehensive cloud accounting software. Not only does it offer built-in project budgeting abilities but also includes features to produce project profitability reports thus solving their preceding limitations and issues.

Implementations & Results

Launching the software for JET required implementing a basic set up for the company after understanding their needs from the onboarding process. We began by configuring their organisation profile, user roles and permissions as well as document templates for their invoice, sales and purchase transactions – which provides for a comprehensive platform inclusive of all the company’s accounting needs. In addition, Zoho Books also equips the company with the platform’s features that allow them to create project budgets and project profitability tracking through prospective reports, satisfying the absence of such tools in their former system.

Next, we moved on to setting up the company’s bank account in Zoho Books to allow bank reconciliation activity to be done so that JET’s Zoho records match with their actual bank records. Additionally, we carried out a migration of the company’s chart of accounts in Zoho Books to enable transaction recording to the relevant account, granting efficiency and convenience by keeping track of the company’s spendings all in one unified platform

Throughout the entire process, we managed to supplement our delivery of Zoho solutions with successfully deployed training and support, ensuring a smooth transition from their previous software to Zoho Books and providing assistance to the team to fully understand and adapt to the usage of the new platform.

Simply the best! If you're looking for top-notch service, this is the place to go.

- JET Engineering Solutions Sdn Bhd

Ready to turn your business challenges into success stories? Let’s explore how Aplikasi can simplify and streamline your operations—just like we’ve done for businesses across various industries.

Get Started Now

[Case Study] Nama je Tadika tapi...

Tue, 16 Jan 2024 12:29:44 +0800

Tadika Naluri Kreatif

Tadika

Ringkasan Kes Perniagaan

Naluri Kreatif merupakan sebuah institusi yang terdiri daripada rantaian prasekolah yang meneraju pembelajaran berasaskan projek di Malaysia. Setelah 30 tahun bertapak di Malaysia, mereka menyedari bahawa mereka perlu untuk meningkatkan lagi operasi bisnes mereka sejajar dengan dunia teknologi moden zaman kini.

Mereka telah menghadapi beberapa cabaran sepanjang beroperasi di mana pertamanya mereka menghadapi masalah di mana sistem tempahan yang digunakan sebelum ini tidak cekap kerana mereka hanya menggunakan Google Form bagi menyelaraskan kesemua 17 cawangan yang mereka ada di seluruh Malaysia. Google Form ini akan diisi oleh ibu bapa untuk menempah tarikh dan masa untuk melawat cawangan pilihan sebelum mendaftarkan anak mereka.Masalah timbul apabila slot temujanji itu tidak dapat dilihat oleh masa nyata dan dapat disahkan secara segera oleh setiap cawangan, yang telah menyebabkan kemungkinan besar sesi yang ada boleh bertindih.

Oleh yang demikian, satu sistem yang boleh menyelesaikan masalah yang dihadapi adalah seperti menggunakan sistem tempahan yang terpusat dan terintegrasi yang mampu membantu manager atau pekerja yang terlibat untuk mengesahkan secara automatik slot temujanji secara masa nyata bagi mengelakkan kemungkinan penempahan yang bertindih.

Latar Belakang Syarikat

Naluri Kreatif adalah merupakan sebuah prasekolah dan playhouse yang amat menitikberatkan perkembangan dan pengalaman anak-anak dalam kehidupan yang memfokuskan kepada Natural & Project Based Learning di mana ia sesuai sebagai persediaan awal anak-anak melangkah ke alam Prasekolah atau sekolah.

Naluri Kreatif menggabungkan konsep pembelajaran yang meraikan dan menggembirakan kanak-kanak melalui pengalaman sebena. Mereka menawarkan program pendidikan awal bagi kanak-kanak 1 hingga 6 tahun. Mereka juga telah beroperasi sejak 1993 dan telah mempunyai pengalaman selama 30 tahun. Mereka telah memiliki 17 cawangan seluruh Malaysia dan kini berpusat di Bangi.

Misi mereka adalah untuk memberikan peluang bagi kanak-kanak untuk cemerlang dalam persekitaran semula jadi melalui konsep Natural Learning. Visi mereka pula adalah untuk menghubungkan kanak-kanak dengan pengetahuan-pengetahuan am dan nilai-nilai murni.

Mereka merupakan pelopor pembelajaran berasaskan projek di Malaysia. Mereka juga telah berjaya menjalankan NALURI Online School (NOSH) semasa pandemik Covid-19 dari 2019 hingga 2020. Mereka juga kerap mengadakan program cuti sekolah pada setiap cuti semester di semua cawangan.

Puan Noor Hayati Binti Abdul Hamid adalah pengasas Naluri Kreatif, yang mempunyai lebih daripada 35 tahun pengalaman dalam industri pendidikan awal kanak-kanak dan pembangunan keluarga. Selain itu, beliau telah mendapat pendidikan dan pengalaman langsung selama 7 tahun di United Kingdom dalam bidang pendidikan awal kanak-kanak. Keistimewaan beliau adalah dalam menubuhkan, menguji, dan melaksanakan 'Natural Learning Concept' di semua Pusat Kecemerlangan Awal Naluri, yang turut disertai dengan dokumen lengkap mengenai Prosedur Operasi Standard 'Natural Learning Concept'.

Source: Naluri Kreatif Website

Cabaran Yang Dihadapi

Naluri Kreatif menghadapi cabaran di mana mereka tidak mempunyai sistem tempahan yang cekap. Mereka hanya menggunakan Google Form untuk menyelaraskan kesemua 17 cawangan yang ada di seluruh Malaysia. Google Form ini akan digunakan oleh ibu bapa bagi menempah tarikh dan masa melawat cawangan pilihan sebelum mendaftarkan anak mereka.

Masalah timbul apabila slot temujanji tidak dapat disahkan dengan masa nyata untuk setiap cawangan. Hal ini akan menyebabkan peningkatan risiko yang kemungkinan setiap sesi akan bertindih, di mana lebih dari satu slot temujanji boleh ditempah untuk waktu yang sama di cawangan yang sama.

Bukan itu sahaja, langkah-langkah yang dilakukan untuk setiap proses tidak berhubung antara satu sama lain, yang menjadikan adanya jurang di antara proses yang dijalankan. Hal ini yang menyebabkan proses menjadi kurang efisien dan boleh mengambil masa yang lama sekaligus meningkatkan risiko mereka untuk kehilangan pelanggan.

Tambahan juga,masalah timbul apabila pangkalan data maklumat mereka tidak diintegrasikan secara keseluruhan dalam semua fungsi perniagaan. Contohnya, informasi yang dikumpulkan oleh pihak marketing atau sales tidak dikongsi secara langsung dengan pihak kewangan dan perakaunan, begitu juga sebaliknya. Oleh yang demikian, informasi-informasi dan data-data yang penting tidak dapat diakses secara masa nyata.

Cara Penyelesaian

Antara cara penyelesaian untuk permasalahan mereka yang menggunakan cara manual untuk booking appointment ialah dengan menggunakan satu sistem Appointment Booking di mana ia akan dapat memudahkan proses urusan tempahan temujanji dengan lebih teratur dan cekap.

Mereka juga memerlukan sistem yang mempunyai interface yang mesra pengguna. Sistem ini juga harus mampu untuk mengambil data dan memberinya kepada sistem lain untuk digunakan dalam proses seterusnya.

Sistem ini juga harus mampu untuk menetapkan tarikh dan masa yang diinginkan oleh setiap tadika. Pada masa yang sama, sistem ini juga harus memberikan kemudahan kepada pihak Naluri Kreatif untuk menolak mana-mana booking pada slot masa yang telah ditempah.

Selain itu, mereka juga boleh menyelesaikan masalah yang dihadapi dengan adanya sistem yang boleh mengintegrasikan setiap proses yang ada seperti pendaftaran, pembayaran, dan pengurusan pelajar. Sistem ini seharusnya berkemampuan untuk memberi notifikasi secara automatik melalui pelbagai saluran seperti emel dan Whatsapp. Bukan itu sahaja, sistem yang mereka perlu juga harus mampu untuk meyimpan jumlah data yang banyak dan mudah diakses.

Kami juga mencadangkan agar mereka menggunakan satu sistem perakaunan yang mampu untuk menghasilkan quotation dan invoice dan sistem tersebut juga mampu untuk diintegrasikan ke dalam CRM yang mana dapat dihubungkan dengan rekod para ibubapa dan pelajar.

Pelaksanaan Dan Hasil

Antara isu yang ingin dikupas adalah dengan menyelesaikan permasalahan mereka tidak mempunyai sistem booking yang cekap. Jadi Aplikasi telah mengsyorkan mereka menggunakanZoho Bookings yang juga diintegrasikan bersama Zoho CRMuntuk memastikan pengguna dapat mengakses dan menguruskan temujanji dengan senang.

Bukan itu sahaja,Zoho Bookings ini juga mampu untuk menetapkan masa dan tarikh yang diinginkan oleh setiap tadika dengan mudah. Ini membolehkan pihak pengurusan tadika dan ibu bapa menjadualkan temujanji mengikut keselesaan dan keperluan masing-masing. Sistem ini juga berupaya untuk menolak sebarang tempahan pada slot masa yang telah ditempah bagi memastikan pengurusan tadika dapat menguruskan jadual temujanji dengan lebih efisien dan mengelakkan sebarang tindihan setiap sesi.

Zoho Bookings juga berupaya untuk mengambil data temujanji dan data tersebut dapat dikongsi terus ke dalam Zoho CRM. Hal ini membolehkan jabatan-jabatan yang tertentu dalam tadika dapat berkongsi maklumat dengan lancar di samping mereka juga dapat memastikan kecekapan operasi dan berkolaborasi dengan baik di antara mereka.

Selain daripada penggunaan Zoho Bookings, pihak Aplikasi juga telah mengintegrasikan Zoho CRM bersama Zoho Cliq dan WhatsAppdimana kesemua sistem ini dapat bergabung untuk memberi notifikasi secara automatik kepada pengguna. Jadi, dengan adanya sistem-sistem ini, maklumat juga dapat diakses dan dikongsi dengan mudah di antara sistem. Ini bagi memastikan kebolehpercayaan dan operasi tadika dapat berjalan dengan lancar.

Integrasi yang cekap dalam Zoho CRM yang dapat menghantar emel secara automatik, seperti pengesahan tempahan atau peringatan untuk pelanggan tentang perubahan atau notis pemberitahuan. Rekod emel yang dihantar dan diterima juga dapat disimpan dengan teratur untuk rujukan mereka pada masa hadapan.

Akhir sekali, pihak Aplikasi juga telah mengimplementasikan Zoho Books sebagai sistem perakaunan yang dimana sistem ini membolehkan penghasilan quotation dan invoice dengan mudah. Ini dapat dikendalikan dengan teliti melalui integrasi dengan Zoho CRM untuk memastikan maklumat pelanggan tepat dan membolehkan pihak pengurusan untuk menyelaraskan aktiviti jualan dengan sejarah pembelian dan interaksi dengan ibubapa serta pelajar itu tepat.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Sokongan

Aplikasi yang digunakan

Zoho CRM
Zoho Bookings
Zoho Cliq
Zoho Books
Wazzup

Apa kata klien kami?

Aplikasi telah banyak membantu kami dalam menyelesaikan salah satu masalah flow customer journey dari masuk leads hingga close deal

- Tadika Naluri Kreatif