Zoho Partner Malaysia | Aplikasi - Blog #HR

Work Smarter with Zoho CRM x WorkDrive:

Mon, 05 May 2025 19:32:57 +0800

A New Era of File Management Begins

If you're a business that thrives on seamless document sharing, smart storage, and organized customer data, here's a major update you'll love.

Zoho has officially announced the first phase of a native integration between Zoho CRM and Zoho WorkDrive — two of its most popular apps. Starting now, all new CRM signups will have their file storage powered by WorkDrive, replacing the legacy Zoho Docs system.

What Does This Mean for You?

If you're new to Zoho CRM, your file attachments and documents will now live in a sleek, modern WorkDrive environment — offering smarter storage structures and easier access for collaboration.

Key Features in the First Rollout:

Seamless Setup

Whether you already use WorkDrive or not, CRM will prompt you to connect or create a WorkDrive account. This one-time setup ensures that files are instantly organized from the moment you begin.

Redesigned Documents Tab

Say goodbye to Zoho Docs. The new Documents tab is powered by WorkDrive and comes with:

My Folders: Auto-organized folders based on modules and record owners.
Team Folders: Create or connect existing folders for seamless team collaboration, including external sharing and activity tracking.

Streamlined Access Control

Admins can control who accesses which folders and define roles clearly — from viewers to organizers. You can even grant access to external users via WorkDrive.

Smart Storage Planning

Every new CRM signup gets a WorkDrive Essentials plan for free (5GB org-wide + 1GB per user). Need more? Upgrade directly in CRM or through WorkDrive.

How Businesses Can Benefit: 3 Scenarios

Here’s how different industries can take advantage of this powerful CRM x WorkDrive integration:

1. A Marketing Agency Collaborating with Multiple Clients

Industry: Creative / Digital Marketing / Branding

Challenge: Campaign assets, proposals, reports, and briefs are often shared over email or third-party tools, creating silos and version confusion.

How WorkDrive helps:

For each client record in CRM, documents are stored in one place under My Folders.
Cross-functional teams (design, copywriting, accounts) can work together in Team Folders, regardless of who owns the CRM record.
Admins can create share links for clients directly from the Documents tab, without switching tools.

Result? Smooth collaboration, reduced chaos, and faster feedback cycles — all from inside CRM.

2. An HR & Recruitment Firm Managing Candidate Pipelines

Industry:Recruitment / HR Services

Challenge:Resumes, contracts, offer letters, and onboarding documents are scattered across inboxes and shared drives, making tracking difficult.

How WorkDrive helps:

Each candidate (record) gets an auto-created folder in My Folders, storing CVs, interview notes, and signed letters.
HR teams collaborate on Team Folders for recruitment campaigns or client-specific hiring projects.
Document permissions help restrict access to sensitive files based on user roles.

Result? Centralized candidate documentation, reduced manual uploads, and improved privacy compliance.

3. A B2B Sales Team Handling High-Value Deals

Industry:Software / Consulting / Industrial Equipment

Challenge:Sales reps often need to upload, access, and share large volumes of documents — proposals, contracts, RFQs, and pricing sheets — across multiple deals.

How WorkDrive helps:

With every deal, attachments are auto-organized in My Folders by module and record owner.

Teams can collaborate in Team Folders, ensuring the latest files are always available to managers, legal, and finance.

External links to proposals or contracts can be securely shared from within CRM via WorkDrive.

Result? No more hunting for files across platforms or repeated uploads. Everything lives inside CRM, neatly organized.

Quite interesting right?

At Aplikasi, we’re excited about this integration because it reflects Zoho’s continued focus on efficiency, automation, and collaborative power — all in one platform.

Thinking of trying Zoho CRM with WorkDrive? We're happy to help with setup and onboarding.

Get Started Now

Hiring in Malaysia: What’s Changed, What Hasn’t, and What Needs to

Thu, 17 Apr 2025 09:36:05 +0800

Hiring in Malaysia: What's Changed, What Hasn't, and What Needs to

From a global pandemic to the rise of a whole new generation of talent, the hiring landscape has been met with various rapid changes, especially over the past few years.

Like other countries, Malaysia’s employment scene has also been reshaped by COVID-19, which has been marked by a plethora of new lasting trends like remote working and advanced technological adoptions in the workplace. Simultaneously, with the entrance of Generation Z (born between 1997-2012) into the working world, they are expected to make up as much as 27% of the Malaysian workforce by 2025 - proving the imperative need to understand this significant pool of potential candidates as they become a key force in influencing the future of workplace trends.

So, as we leave walk-in interviews in the past for Zoom calls and paper resumes for algorithms, one question remains: Are our hiring systems evolving fast enough to keep up?

What's Changed in Malaysian Hiring?

With an evolving hiring landscape, follows a difference in candidate behaviour and expectations.

A 2023 American survey found that, amongst 2,600 young job seekers, the most prominent factor to evoke a negative experience was tardy responses from employers. Especially regarding cases where candidates face ‘ghosting’ (when communication ends abruptly and without explanation). While it goes both ways as 80% of hiring employers also admit to ghosting candidates, this issue reveals a decline in patience indicating prompt responses as a crucial expectation to recruitment in today’s market.

Additionally, Gen Zs have been found to be more selective and values-driven when it comes to job decisions. Another study reported that nearly 44% of Gen Zs say they have “rejected assignments due to ethical concerns” while 39% have “turned down employers that do not align with their values”. These two statistics signify the high standards on social impact that Gen Zs have for the potential employers they choose, placing great emphasis on ethical and moral causes like climate change and diversity, equity and inclusion (DEI).

Digital work platforms and tools that provided effective alternatives for online communication or meetings were amplified and catalysed by the pandemic, proving that people are able to work just as productively from home and shifting the perspective of the traditional office workplace. As such, almost half of Malaysian Gen Z and millennials (born between 1981 and 1996) were revealed to be against “inflexible work arrangements” and 14% wishing to work remotely full-time, which portrays the growing inclination for remote or flexible work.

In deeper regards to the adoption of technology in hiring, the recruitment scene has experienced a drastic digital transformation with an uptick in digital job platforms like JobStreet and LinkedIn since the early 2000s. This along with the growing use of ATSs (applicant tracking system) has influenced and help establish social media influenced and data-driven recruitment as the new norm.

What Hasn't Changed?

Despite all the technological advancements and social shifts in recruitment, many aspects of the process remain unchanged or stagnant, such as the prevalence of a manual hiring process. From reviewing CVs by hand to scheduling interviews via WhatsApp or email, employers are held back by such manual methods as they prove to be time-consuming and inefficient. The process is further slowed down with other outdated systems such as storing candidate data in Excel sheets, which makes retrieving and organizing information painfully difficult.

All these steps - from sifting through candidates and scheduling interviews to assessments, to decision-making and communicating with the prospects - drag the recruitment timeline unnecessarily, often resulting in prolonged shortlisting-to-offer cycles.

Secondly, communication gaps still remains a prevalent issue, impacting both candidates and employers. Many job-seekers report poor experiences due to the lack of updates or delayed feedback from employers, often leading to them being ghosted entirely, as discussed above. Such experiences not only heightens the risk of losing great talents, but also disrupts workplace planning, drains internal resources, and tarnishes the employer’s brand - from negative impressions of past candidates that could easily be shared online or within their network.

These communication gaps are not limited to candidate interactions however; they also occur internally within whole organizations. Misalignments between HR teams and hiring managers, like unclear role expectations and differing priorities, cause further inefficiencies, weaken the cohesion of and ultimately delay the entire hiring process even more.

Finally, too much pressure tends to be placed on hiring managers. Especially in SMEs, hiring is often an ‘add-on’ responsibility. Whilst also serving as department leaders or supervisors, this additional, demanding and time-consuming responsibility becomes a difficult task to balance on top of their core duties. In addition, many hiring managers are often given too many roles to fill with too little time to find the right candidates for them, which puts the actual quality of the chosen candidate at risk. For many recruitment teams, there is also no proper system in place to track or automate tasks, further exacerbating the process’ already time-consuming nature.

What Needs to Change?

Malaysia’s evolving hiring landscape is set on a path of new levels in productivity. Yet, to combat the issues that are holding back many organizations from further flourishing, they must start to rethink their current hiring workflows. With so many options in the market to choose from, centralized platforms are a great aspect to begin looking for. For job posting, shortlisting and even communications, a centralized platform would make candidate information easily accessible and convenient for all members of an organization. Automation in such platforms also heavily streamline the hiring process, eliminating repetitive and tedious tasks like resume screening and scheduling. In turn, adopting more efficient tools will help foster better collaboration between HR and department heads, yet another important aspect of workflows to take into consideration.

Prioritizing the candidate experience such as by providing clear updates and faster responses benefits both candidates and employers by bridging the communication gap and thus reducing the likelihood of ‘ghosting’ on either ends. Furthermore, adopting shorter and more structured interview processes also contribute to a positive candidate experience as they are less likely to feel fatigued or overwhelmed while aiding employers to cut costs and time spent on just interviewing the candidates. The hiring process is made up of various steps and finding a better balance between thoroughness and efficiency during the interviewing phase, while prioritizing aspects that lead to a positive candidate experience, are vital factors to successful recruitments.

With all these aspects in mind, the ultimate solution employers should pursue is to invest in long-term tools, not short-term fixes. One rewarding option is to opt for and utilize ATS (Applicant Tracking Systems) - softwares that refine, simplify and quicken the recruitment process through automation. These programmes range in tasks from collecting resumes, sifting out candidates that do not match to monitoring an applicant’s progress in the hiring process and even eliminating prospects based on specific keywords. Other powerful tools include Zoho Recruit, which merges ATS and CRM into one singular recruitment platform, provides a comprehensive solution with features for all hiring or HR needs. Overall, through automated solutions, organizations are able to work ahead by employing capabilities that foster an efficient recruitment system. For many Malaysians, solutions like Zoho Recruit work and have strengthened teams by cutting hiring times and reducing candidate drop-offs - but such tools only work if the mindset shifts too.

What Comes Next?

As the recruitment world around us evolves, employers must do their best to understand and keep up with the changes. Whilst recruitment will always be part art, part science - the tools we use matter and play a large role in boosting efficiency, saving time and resources. Organizations can also choose to audit their hiring process to comb through and spot any areas where friction can be removed. Conscious efforts like these are not just helpful, they are essential to staying ahead of an ever-changing hiring landscape.

If your current process feels like a patchwork of emails, spreadsheets, and late nights - you’re not alone… But there IS a better way. Curious to see how other local companies are streamlining their hiring systems? Drop us a message - we’re happy to share what’s worked!

Reach out to us today!

Macam mana nak buat dan naikkan SEO?

Wed, 31 Jan 2024 16:18:21 +0800

Macam mana nak buat dan naikkan SEO?

Apa itu SEO? Kenapa SEO penting? Macam mana nak buat dan naikkan SEO? Meh kita jawab soalan-soalan ni.

Apa itu SEO?

SEO bermaksud Search Engine Optimization. Biasanya ia dikaitkan dengan website kita dan betapa mudah atau susahnya untuk orang jumpa website kita. Cuba sahaja cari apa-apa dekat Google contohnya, dan tengok berapa jumlah result yang ada. Berpuluh-puluh juta kan? Macam mana Google susun siapa nombor 1, siapa dekat page kedua dan seterusnya? Mesti ada caranya yang tersendiri, bukan?

Ini contoh kalau kita try cari "Zoho Partner"

hasil carian pertama: https://www.zoho.com/partners/

Result pertama hingga ketiga semuanya daripada Zoho sendiri, tapi tengok sahaja yang keempat, ada satu website lain (https://www.aplikasi.us)! Ini bermakna SEO website ni dah berjaya menembusi dominasi dengan menaikkan SEO!

Cuba anda pula cari apa-apa yang berkaitan dengan bisnes anda. Contohnya, anda buat bisnes cucian dari rumah ke rumah. Apabila anda cari "cuci rumah", website anda ada di 'top rank' tak? Kalau ya, boleh berhenti baca sekarang! Kalau tidak, mungkin anda perlu untuk baca lebih lanjut!

Kenapa SEO penting?

Macam contoh di atas, kita mahu bisnes "cuci rumah" kita untuk 'top rank' apabila orang lain cari kata kunci tu. Kalau website kita tak ranked dekat page pertama, ada kemungkinan orang takkan jumpa pun website kita! Mengikut satu kajian, hanya 6.6% sahaja orang di dunia ni yang sanggup untuk ke page kedua dan seterusnya, aduh! Jadi, inilah sebab SEO penting, kerana SEO menentukan ranking kita di search engine. Kita mahu berada di tempat teratas. Senang dijumpai, senang dihubungi, dan seterusnya apa lagi, senang dapat money!

Senang dijumpai
Kos dapat pelanggan yang rendah
Lebih jualan = lebih pendapatan!

Macam mana nak naikkan SEO?

Okay, cara yang mudah nak nampak dekat 1st page adalah dengan buat paid ads. Tapi mampukah kita nak belanja beribu-ribu? Kalau tak mampu, maka kita kenalah bergantung kepada cara yang lain. Secara amnya, ni cara-cara untuk naikkan SEO:

Keluarkan konten-konten yang berkualiti dengan acap
Kata kunci carian ada di 'Title Tag' website/ page anda
Backlink ke page anda
Engagement daripada para pengunjung
Kekerapan kemaskini
Mesra handphone!

Keluarkan konten-konten yang berkualiti dengan acap

Google terutamanya, memang sangat suka kalau website tu membantu dan memberi nilai kepada para pengguna. Kalau kita selalu keluarkan konten-konten yang berguna dan berkualiti, dan yang paling penting sekali ramai klik padanya, maka Google memang akan sayang kita!

Jadi, kalau anda kurang bajet untuk buat ads atau marketing, luangkan masa anda untuk tulis artikel dan design poster dan tajuk yang bikin kontroversial/menarik! Inilah lubuk anda untuk dapatkan pelanggan dengan lebih mudah!

Tapi nak tulis apa?

Tulis topik-topik yang anda ada kepakaran dan pendapat yang kuat. Anda mudah untuk menulis, pada masa yang sama, anda akan dikenali sebagai orang yang berpengaruh dalam satu-satu bidang tersebut.

"Mengikut satu kajian, hanya 6.6% sahaja orang di dunia ni yang sanggup untuk ke page kedua dan seterusnya"

Kata kunci carian ada di 'Title Tag' website/ page anda

Kalau anda nak top rank bila cari "cuci rumah", dalam Title page anda kenalah masukkan juga kata kunci tersebut! Jom kita cuba:

Nampak tak? Tiga-tiga yang top rank semua ada kata kunci "cuci rumah" dalam title page. Ini petanda bahawa ianya penting!

Backlink ke page anda

Backlink ni bermaksud link dari website/page lain ke website/page anda, senang sahaja. Lagi banyak link ke website/page anda, lagi Google nampak macam website/page kita ni ramai yang pergi dan boleh dipercayai! Sebab itulah kita kena rajin-rajin post artikel yang kita dah buat di media sosial, dan kalau viral ataupun ramai yang ambil manfaat, boleh jadi artikel anda akan di link-kan dari pelbagai website/page lain!

Sebagai contoh, kami ada pelanggan yang buat pencucian sofa dan katil dari rumah ke rumah: https://abdel.com.my/. Dengan meletakkan website mereka di sini, kami telah menambahkan satu lagi backlink kepada mereka.

"Kita mahu berada di tempat teratas. Senang dijumpai, senang dihubungi, dan seterusnya apa lagi, senang dapat money!"

Engagement daripada para pengunjung

Apabila pengunjung-pengunjung mula komen/isi borang di atau banyak tekan sana sini di page anda, maka aktiviti-aktiviti tersebut dikira sebagai 'engagement'. Google akan ambil kira aktiviti-aktiviti sedemikian sebagai petanda pengunjung suka page anda dan page anda boleh dipercayai.

Ini boleh dicapai dengan adanya artikel-artikel yang menarik perhatian, yang akhirnya membuatkan para pengunjung untuk sentiasa berada di dalam website anda; membaca dan melayari website anda dalam masa yang lama.

Pernah dengar pasal 'bounce rate'? Maksud 'bounce rate' ni adalah kadar pengunjung yang hanya ke page anda tanpa berbuat apa-apa aktiviti (menekan butang, pergi ke page lain, etc) dan terus keluar. Kalau 'bounce rate' tinggi bermaksud ramailah yang tak berikan engagement; dan kalau rendah, maka ramailah yang engage! Pastikan anda kekalkan 'bounce rate' ni di bawah kadar 50%. Lagi rendah, lagilah bagus!

Diambil dari dan dikuasakan oleh https://pagesense.zoho.com

Kekerapan kemaskini

Poin ni hampir sama dengan keluarkan konten-konten yang berkualiti. Kerana, apabila kita selalu mengeluarkan konten baru, website kita dianggap relevan dan acap memberi nilai yang positif kepada para pengunjung. Pastikan apa-apa yang dikemaskini kekal relevan dengan kata kunci dan kemahiran spesifik website anda!

Mesra handphone!

Sekarang ni semua orang ada handphone. Rupanya, kemesraan website/page kita kepada handphone pun memainkan peranan yang penting dalam SEO! Jadi, pastikan website anda dapat dilihat dengan jelas di peranti mudah alih. Macam mana nak check? Tekan sini: https://pagespeed.web.dev/

Kata-kata akhir

Nak buat dan naikkan SEO ni bukan kerja sehari dua, bukan juga sebulan dua! Memang dia kerja yang berterusan. Tapi, kalau anda buat dengan betul, anda akan dapat pulangan yang sangat lumayan. Percayalah, kami dah pun laluinya, dan kami pun mahu anda buat untung berlipat-lipat ganda dengan SEO!

Selamat berjaya!

[Case Study] Tadika pun guna sistem???

Mon, 18 Dec 2023 15:25:47 +0800

Tadika Inovasi Mewah

Tadika

Ringkasan Kes Perniagaan

Tadika Inovasi Mewah menghadapi cabaran utama dalam pengurusan kehadiran guru, pelaporan cuti, dan penggajian yang tidak sistematik. Ketergantungan pada proses manual dan ketidakupayaan menyelaraskan maklumat pekerja menyebabkan kesulitan dalam menjalankan operasi harian.

Untuk menyelesaikan isu-isu ini, Tadika Inovasi Mewah mengusahakan penerapan sistem HRMS (Human Resource Management System) yang komprehensif. Sistem ini merangkumi modul pengurusan kehadiran, cuti, dan penggajian untuk meningkatkan efisiensi dan ketelusan dalam urusan pekerja.

Penggunaan HRMS membantu mengatasi ketidakselarasan dan ketidakberaturan dalam urusan pengurusan cuti dan penggajian. Sistem ini menyediakan pencerahan segera terhadap kehadiran guru, memudahkan proses pengurusan cuti secara dalam talian, dan memastikan penggajian dilaksanakan dengan sistematik. Keseluruhannya, HRMS membawa faedah dalam meningkatkan produktiviti operasi harian, memberikan ketelusan kepada pihak pengurusan, dan merangsang pertumbuhan jangka panjang bagi Tadika Inovasi Mewah.

Latar Belakang Syarikat

Tadika Inovasi Mewah merupakan institusi pendidikan awal kanak-kanak yang terkemuka di Ipoh yang komited untuk membina persekitaran pembelajaran yang bertenaga dan memenuhi untuk minda-minda muda. Bermula pada tahun 2011, tadika Inovasi Mewah telah menjadi mercu tanda, menunjukkan komitmen dalam menyampaikan pendidikan yang unggul dan penjagaan yang baik untuk kanak-kanak prasekolah.

Salah satu pencapaian mereka ialah mereka terpilih untuk menyertai program Ekuinas Iltizam Catalyst di mana program ini bertujuan menyokong perniagaan mikro dan kecil Bumiputera. Program ini telah memberi mereka peluang untuk mendapatkan bantuan dan sumber yang berharga. Melalui pelbagai inisiatif, mereka menyasarkan untuk mencatat pertumbuhan dan kemampanan syarikat.

Moto, "Great Start, Grow Smart" merangkumi falsafah, menekankan kepentingan asas yang kukuh pada tahun-tahun awal untuk masa depan yang berjaya, mencerminkan komitmen untuk menyediakan permulaan yang cemerlang untuk pertumbuhan setiap kanak-kanak menjadi individu yang bijak dan berkebolehan.

Puan Mohanita, pengasas tadika Inovasi Mewah memainkan peranan penting dalam membentuk visi dan hala tuju tadika. Dengan banyak pengalaman dalam pendidikan awal kanak-kanak, Puan Mohanita berdedikasi untuk memastikan setiap kanak-kanak menerima pendidikan dan pengalaman terbaik di tadika kami

Cabaran Yang Dihadapi

Sebagai pengasas dan CEO syarikat, selain daripada menjalankan tugas-tugas utama perniagaannya, Pn. Mohanita juga aktif terlibat dalam pelbagai aktiviti kemasyarakatan. Keterlibatannya dalam aktiviti kemasyarakatan memberikan sumbangan positif kepada komuniti, tetapi pada masa yang sama, menjadikan beliau kurang dapat memberi tumpuan untuk memantau kedatangan guru-guru di tadika.

Bak kesibukannya, Puan Mohanita hanya bergantung kepada pengetua tadika beliau sahaja untuk apa-apa perkembangan terkini dan kebergantungan tunggal ini boleh menyebabkan adanya kehilangan maklumat terperinci berkaitan kedatangan guru-guru yang boleh memberi impak kepada pengurusan keseluruhan syarikat. Oleh itu, strategi yang lebih sistematik dan efisien mungkin diperlukan untuk memastikan ketelusan dan keseluruhan kawalan dalam urusan operasi harian tadika.

Untuk memudahcara pengambilan kedatangan para guru, sistem iKEY telah digunapakai. Walaubagaimanapun, sistem tersebut merupakan sebuah sistem yang khusus untuk para pelajar dan sistem ini tidak merangkumi fungsi kedatangan para guru. Guru-guru direkodkan sebagai pelajar dalam sistem ini dan ini adalah amalan penggunaan sistem yang tidak dinasihatkan.

Sehubungan dengan itu, sistem tersebut juga kekurangan fungsi-fungsi sistem HRMS yang khusus. Ketidakupayaan untuk menguruskan cuti dengan sistematik dan proses penggajian yang tidak teratur telah memberi kesan negatif terhadap pengurusan keseluruhan syarikat. Oleh itu, ada pentingnya untuk mempertimbangkan penggunaan sistem HRMS yang dapat memberikan kecekapan dan keteraturan yang diperlukan untuk memastikan kestabilan dan pertumbuhan syarikat secara keseluruhan.

Cara Penyelesaian

Untuk menangani isu utama pemantauan manual dan kebergantungan kepada aliran maklumat daripada pengetua tadika sahaja, satu penyelesaian yang efektif adalah dengan menggunakan suatu sistem pengurusan kedatangan yang mampu merekodkan kedatangan secara digital supaya rekod kedatangan guru adalah tepat dan efisien. Selain itu, rekod-rekod ini juga dapat dipantau secara masa nyata melalui peranti mudah alih.

Kelemahan dalam menyelaraskan urusan cuti dan kacau-bilau dalam proses penggajian dapat memberi impak yang merugikan kepada pengurusan keseluruhan syarikat. Untuk mengatasi cabaran ini, kami mengesyorkan satu sistem pengurusan penggajian pekerja yang menepati akta-akta dan peraturan setempat. Sistem ini harus mampu mengira gaji para pekerja dengan tepat dan cepat.Selain itu, sistem ini juga haruslah mampu untuk menjana slip gaji yang boleh diperoleh langsung oleh para pekerja melalui akaun masing-masing.

Pelaksanaan Dan Hasil

Zoho People dicadangkan kepada pihak Tadika sebagai penyelesaian yang menyeluruh untuk memastikan setiap isu dapat diatasi dengan cekap melalui sistem HRMS yang komprehensif. Aplikasi ini telah dihubungkan secara terus dengan Payroll Panda, iaitu penyedia khidmat penggajian atas talian untuk memastikan kelancaran proses penggajian. Maklumat slip gaji dapat dipindahkan dengan mudah melalui modul "File" dalam Zoho People, memastikan segala rekod terkini dan mudah diakses.

Terdapat modul 'shif' yang menyimpan maklumat jadual kerja, memastikan setiap guru ditanda dengan shif yang telah ditetapkan. Rekod kedatangan setiap pekerja juga dapat disimpan dalam sistem ini. Tambahan pula, Puan Mohanita dapat meneliti secara terus melalui laman web atau mana-mana peranti mudah alih.

Untuk memastikan keberkesanan proses-proses yang berkaitan, semua maklumat guru termasuk butiran penggajian seperti maklumat akaun bank dan nombor KWSP perlu dimasukkan dalam modul Pekerja. Selain itu, proses kelulusan cuti yang boleh dilakukan dalam bahagian "Kelulusan Cuti" akan memastikan keseluruhan proses permohonan cuti guru berjalan dengan lebih lancar dalam talian dan direkodkan dengan tepat.

Kesemua langkah-langkah yang telah diambil ini secara kolektifnya telah menyumbang kepada ketelusan maklumat, kecepatan proses-proses yang berkaitan, dan penyimpanan rekod yang mampan. Hasil daripada pengurusan yang lebih sistematik ini, banyak masa dan tenaga dapat dijimatkan dan digunakan untuk aktiviti-aktiviti lain yang lebih memeberi impak seperti pemikiran strategik dan pengembangan jualan syarikat.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Sokongan

What apps have been deployed

Zoho People
Payroll Panda

What our client says about our service?

Kami sangat gembira menggunakan aplikasi ini untuk menjalankan perniagaan SME kami

- Tadika Inovasi Mewah

[Case Study] Masih Approve Cuti Guna WhatsApp?

Thu, 12 Oct 2023 17:27:54 +0800

Hasny Furniture

Kedai Perabot dan Kabinet Dapur

Ringkasan Kes Perniagaan

Setelah 8 tahun beroperasi, Hasny Furniture tidak pernah menggunakan apa-apa sistem untuk mengurus dan mengawal perniagaan mereka secara efektif. Hal ini, telah menyukarkan Puan Farhana, pemilik syarikat, untuk memantau aktiviti-aktiviti pekerja seperti kedatangan, permohonan cuti, dan pembayaran gaji. Oleh demikian, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) untuk mengatasi cabaran-cabaran. Dengan adanya sistem ini, mereka dapat menyelaraskan proses HR, termasuk pengurusan pekerja, gaji, dan pemantauan kehadiran melalui HRMS.

Latar Belakang Syarikat

Hasny Furniture ialah sebuah perniagaan yang membuat dan menjual perabot dan kabinet dapur yang telah ditubuhkan pada tahun 2015. Mereka mempunyai pengalaman lebih dari 8 tahun dalam penghasilan pelbagai jenis kabinet. Syarikat ini memiliki sebuah kilang yang terletak di Pantai Remis yang telah menjadi pusat operasinya. Mereka juga menghasilkan lain-lain produk seperti labu sayong.

Hasny Furniture memastikan mereka mempunyai idea yang kreatif dalam penghasilan produk yang akan menepati citarasa pelanggan serta meningkatkan tahap teknologi yang digunakan di dalam bahagian pengeluaran bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti produk keluaran mereka. Hasny Furniture diusahakan oleh pasangan suami isteri Encik Hasny dan Puan Farhana. Mereka mempunyai kilang yang bertempat di Pantai Remis. Atas permintaan ramai, mereka membuka satu showroom di Seri Manjung untuk memudahkan pelanggan untuk melihat hasil kerja mereka.

Cabaran Yang Dihadapi

Puan Farhana yang juga sebagai pengurus bahagian pengurusan dan pengiraan gaji pekerja menghadapi beberapa cabaran, antaranya, mereka tidak mempunyai penyimpanan data pekerja yang seragam. Masalah juga mula timbul apabila beliau perlu mengawal dua lokasi yang berbeza iaitu di pusat pameran di Seri Manjung dan kilang di Pantai Remis. Kewujudan lokasi yang berbeza ini telah menyulitkan Puan Farhana dalam memantau aktiviti pekerja di kedua-dua lokasi ini secara lancar.

Kedua, para pekerja di Hasny Furniture juga tidak mempunyai sistem pengurusan cuti yang teratur. Buat masa sekarang, pekerja hanya menggunakan aplikasi WhatsApp untuk memohon cuti atau time-off yang dihantar secara terus kepada Puan Farhana. Perkara ini menyukarkan Puan Farhana untuk menguruskan permohonan-permohonan tersebut, menyimpan rekod-rekod cuti yang telah diambil dan belum diambil, dan juga sukar untuk beliau menguruskan sumber tenaga kerja yang diperlukan kerana beliau boleh terlupa jika ada pekerja yang mmengambil cuti.

Tambahan lagi, Puan Farhana juga mempunyai kesukaran untuk mengira gaji pekerja setiap bulan. Oleh demikian, setiap akhir bulan, Puan Farhana banyak menghabiskan masa untuk menyemak punch card, mengira bayaran lebih masa (overtime), dan mengendalikan permohonan cuti yang dilakukan oleh pekerja secara manual. Hal ini menyebabkan proses pengendalian menjadi lebih lama dan risiko untuk melakukan kesalahan itu tinggi.

Kesemua permasalahan ini berkait rapat dengan pengurusan pekerja dan pengiraan gaji, yang merupakan aspek penting dalam operasi harian syarikat. Oleh itu,mereka memerlukan penyelesaian yang sistematik dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengurusan dan pengiraan gaji pekerja, mengurangkan kerumitan proses, dan meningkatkan kepuasan pekerja serta ketelusan dalam urusan pengurusan cuti dan gaji.

Cara Penyelesaian

Bagi menangani masalah berkaitan dengan penyimpanan data pekerja, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan satu sistem pendigitalan pada bahagian sumber manusia (HR). Sistem ini harus berkebolehan menyimpan maklumat pekerja seperti butiran peribadi, pengalaman kerja, prestasi, dan maklumat lain yang berkaitan. Sistem ini juga harus mampu memudahkan pentadbiran syarikat untuk mengemaskini maklumat pekerja di mana-mana sahaja mereka berada dan pada bila-bila masa.

Selain itu, untuk mengatasi masalah tidak mempunyai sistem pengurusan cuti yang teratur, kami mencadangkan agar mereka menggunakan sistem perisian pengurusan cuti yang membolehkan pekerja memohon cuti secara dalam talian. Permohonan cuti ini akan disalurkan secara automatik kepada Puan Farhana untuk tujuan kelulusan dan penyimpanan rekod cuti tersebut. Sistem pengurusan cuti ini haruslah mampu untuk memberikan jumlah cuti kepada golongan yang berbeza mengikut kelayakan mereka. Sistem ini juga seharusnya mampu untuk meletakkan beberapa syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh syarikat kepada para pekerjanya.

Kemudian, bagi mengatasi masalah kesukaran pengiraan gaji, kami mecadangkan mereka untuk menggunakan sistem yang boleh mengira gaji secara automatik. Segala bayaran lebih masa, tambahan bayaran, dan penolakan wajib yang sepatutnya seperti KWSP dan EIS perlu diambil kira secara automatik dalam pengiraan gaji. Sistem ini juga harus mampu untuk menghasilkan slip gaji dengan mudah dan mampu untuk menyalurkannya kepada setiap pekerja dengan automatik.

Pelaksanaan Dan Hasil

Isu utama yang ingin diselesaikan di sini ialah penyimpanan data pekerja yang tidak seragam. Jadi, bagi mengatasi masalah ini, kami telah mencadangkan agar mereka menggunakan satuSistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) iaitu Zoho People. Dengan menggunakan Employee Form didalam Zoho People, segala maklumat pekerja yang wajib diberikan oleh setiap pekerja dapat disimpan dengan teratur. Kebolehan Zoho People untuk mengesahkan data dan juga memaksa pekerja untuk mengisikan maklumat-maklumat yang diperlukan memastikan tiada lagi ketirisan maklumat dan hal ini sememangnya menambahkan lagi kemampanan pengurusan maklumat pekerja yang semestinya penting untuk setiap organisasi.

Kemudian, untuk mengatasi masalah sistem pengurusan cuti tidak teratur, proses kelulusan dan pengesahan di dalam Zoho People telah diubahsuai supaya setiap permohonan cuti akan sampai kepada penyelia atasan terlebih dahulu sebelum permohonan berkenaan dihantar kepada Puan Farhana untuk pengesahan selanjutnya. Dengan adanya 2 tahap semakan, pertindihan waktu cuti oleh pekerja dapat dielakkan.

Selain itu, fungsi kedatangan pekerja juga digunakan untuk merekod permohonan, dan modul bayaran lebih masa (Overtime) dicipta untuk permohonan kerja lebih masa. Pekerja juga boleh memilih Time Off Replacement untuk menggantikan cuti yang diminta. Ini membantu Puan Farhana membuat semakan kerja lebih masa dan penggantian Time Off tanpa kekeliruan.

Sebelum ini, Puan Farhana memainkan peranan penting dalam menilai punch card semasa perhitungan gaji pekerja, yang ini bertujuan untuk memastikan pekerja yang layak menerima elaun khas kedatangan. Dalam Zoho People, kami menggunakan fungsi khas untuk menjalankan penilaian terhadap rekod kedatangan dan cuti tanpa gaji dalam sistem dengan hanya satu klik pada butang 'Prepare Payroll'. Pekerja yang kehadirannya tidak melewati batas waktu dan tidak mengambil cuti tanpa gaji akan secara automatik memperoleh catatan Attendance Allowance yang akan memberi mereka elaun tambahan semasa proses pengiraan gaji.

Akhir sekali,bagi mengatasi kesulitan dalam menghitung gaji pekerja setiap bulan, kami telah mencadangkan agar mereka mengintegrasikan Zoho People dan PayrollPanda. Ini akan memudahkan lagi proses perhitungan gaji secara signifikan. Semua catatan seperti cuti tanpa gaji, bayaran lebih masa (overtime ), dan elaun kedatangan akan digabungkan ke dalam Payroll Entry (custom module) lalu dihantar ke Payroll Panda untuk perhitungan seterusnya. Slip gaji yang telah selesai akan diimport kembali ke dalam Zoho People melalui modul Files. Ini akan memudahkan pekerja untuk memeriksa semua informasi yang mereka perlu dengan hanya menggunakan satu sistem sahaja.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Khidmat Pelanggan

What apps have been deployed

Zoho People
Payroll Panda

What our client says about our service?

MUDAH, MENJIMATKAN MASA dan TEPAT

sangat memudahkan kerja saya dalam memeriksa attendance, pengiraan gaji dan kiraan gaji adalah sangat tepat

- Hasny Furniture

[Case Study] Tranformasi Klinik Dari Zero to Zoho!

Wed, 27 Sep 2023 17:21:48 +0800

SMA Dental Sdn Bhd

Klinik Pergigian

Ringkasan Kes Perniagaan

Sistem Pengurusan SMA Dental menggunakan pelbagai sistem yang terasing antara satu dengan yang lain, di mana rekod transaksi dieksport dan dimasukkan secara manual dari sistem pendaftaran pelanggan ke dalam sistem perakaunan. Hal ini menyebabkan proses pertukaran data tidak cekap dan meningkatkan risiko ketidaktepatan dalam proses tersebut kerana wujudnya campur tangan manusia. Selain itu, data di dalam sistem juga tidak ditadbir dengan baik di mana hal ini menyulitkan penjanaan laporan dan pemantauan aktiviti klinik secara menyeluruh.

Oleh itu, kami mencadangkan sistem-sistem yang digunakan terhubung antara satu sama lain agar pembawaan data lebih cekap dan telus. Sistem yang terhubung juga dapat membantu klinik dalam meningkatkan pengurusan operasi harian mereka, meningkatkan ketepatan data, dan meningkatkan kesetiaan pelanggan. Kami juga mencadangkan satu sistem yang mampu untuk menganalisis data yang diperolehi seterusnya membolehkan mereka melihat maklumat-maklumat yang berguna untuk membantu mereka merangka strategi perniagaan. Hal ini merupakan langkah penting dalam memastikan pertumbuhan dan kejayaan jangka panjang bagi klinik ini.

Latar Belakang Syarikat

SMA Dental Sdn Bhd adalah salah satu klinik pergigian di Melaka yang sudah beroperasi selama 4 tahun (sejak 2019). Mereka ingin mewujudkan sebuah komuniti di mana pengetahuan tentang kesihatan oral (gigi dan mulut) dapat diperolehi dengan mudah. Mereka menawarkan rawatan yang menyeluruh untuk memastikan kesejahteraan oral dan mental bagi pesakit-pesakit mereka terjaga. Mereka juga menyelaraskan rawatan dengan bajet pelanggan dan mencadangkan rawatan yang dilakukan secara telus supaya pelanggan merasa yakin sebelum, sewaktu, dan selepas rawatan.

SMA Dental Sdn Bhd ditubuhkan oleh Dr. Yazid yang merupakan seorang doktor pakar khusus dalam pemulihan estetik anterior. Tujuan utama mereka adalah untuk mengintegrasikan perkhidmatan mereka sebagai satu gaya hidup. Mereka mahu pelanggan mereka datang dengan senyuman, yakin, dan bersedia untuk pemeriksaan mereka. Mereka juga mahu pelanggan mendapatkan rawatan pencegahan dan bukannya rawatan reaktif dan simptomatik. Pelanggan boleh merasa tenang dan mampu menjimatkan wang dengan mengelakkan rawatan yang tidak berkesan.

Cabaran Yang Dihadapi

Antara masalah terbesar yang dihadapi oleh mereka adalah pertama sekali, mereka menggunakan pelbagai sistem yang tidak berhubung antara satu dengan yang lain, di mana rekod transaksi dieksport dan dimasukkan secara manual dari sistem pendaftaran pelanggan ke dalam sistem perakaunan. Langkah-langkah yang dilakukan secara manual ini tidak hanya akan memakan masa bahkan meningkatkan risiko kesilapan daripada pekerja itu sendiri. Natijahnya, proses pengumpulan dan pemprosesan data juga menjadi lebih lama dan menyebabkan masa yang ada tidak dapat digunakan untuk kerja-kerja yang lebih bermakna.

Bukan itu sahaja, data yang diperolehi itu tidak sentiasa dikemaskini secara masa nyata. Hal ini menyebabkan data semasa sukar untuk dilihat kerana ia belum dimasukkan sepenuhnya ke dalam sistem kewangan. Langkah-langkah manual yang diperlukan dalam proses pengurusan data juga bergantung kepada seorang pekerja yang tertentu sahaja. Ini juga memberikan risiko kerana jika terdapat situasi tidak diingini yang mempengaruhi pekerja tersebut, ia boleh merosakkan operasi harian.

Cara Penyelesaian

Bagi menangani masalah tersebut, kami telah mencadangkan agar sistem-sistem yang digunakan dihubungkan antara satu sama lain. Data pembelian dan pelanggan perlu dipindahkan ke sistem Pengurusan Perhubungan Pelanggan (CRM) dan juga sistem kewangan mereka secara masa nyata dan automatik. Penyambungan ini juga harus menghapuskan sama sekali, atau sekurang-kurangnya meminimakan penglibatan tangan-tangan pekerja dalam proses pemindahan data dari satu sistem ke satu sistem yang lain.

Tambahan lagi, kami telah mencadangkan agar satu alat analisis yang mapan dan mampan digunapakai untuk menukarkan data yang diperoleh ke maklumat yang bermakna. Alat ini harus mempunyai kebolehan untuk memberi visual yang lengkap dan mudah untuk dibaca. Ia juga harus berkebolehan untuk diubah dan ditambah baik dari masa ke masa, sesuai dengan kehendak dan keperluan mereka.

Pelaksanaan Dan Hasil

Isu yang paling penting untuk diselesaikan adalah ketidakhubungan antara sistem. Untuk mengatasi masalah ini,kami telah mencadangkan supaya Zoho CRM dan Zoho Books diintegrasikan dengan sistem klinik yang bernama Doctor Assist agar keberkesanan pengurusan data jualan dan pelanggan dapat diwujudkan. Oleh kerana Doctor Assist tidak mempunyai ciri perakaunan yang lengkap, kami mencadangkan agar Zoho Flow digunakan sebagai pengantara bagi menghubungkan Doctor Assist ke Zoho CRM dan Zoho Books.

Ini membolehkan proses pemindahan data berjalan dengan lebih efisien dan tepat. Dengan adanya penyelesaian ini, maka tidak perlu lagi penglibatan mana-mana pekerja dalam proses pemindahan data, seterusnya mengurangkan risiko ketidaktepatan data. Ini juga memudahkan mereka daripada perlu melakukan kerja-kerja manual untuk memasukkan data dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain. Masa yang terluang dapat digunakan untuk kerja-kerja lain yang lebih memerlukan perhatian.

Untuk meningkatkan pengurusan jualan, mereka juga perlu mendapatkan data seperti demografi pelanggan, trend pembelian, sasaran penjualan, data penjualan produk, penjualan berdasarkan doktor, dan lain-lain. Dengan adanya Zoho CRM dan Zoho Books, mereka boleh mendapatkan maklumat yang lebih menyeluruh tentang perniagaan mereka.

Dengan ini, mereka dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan berpandukan data yang relevan. Bahkan mereka boleh menumpukan perhatian kepada perkara yang lebih produktif dalam perniagaan. Selain itu, data yang diperolehi juga sangat berharga untuk merancang usaha pemasaran dan menjalankan strategi pemasaran yang lebih fokus dan khusus dengan membuat segmen yang sesuai berdasarkan maklumat yang mapan.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Khidmat Pelanggan

What apps have been deployed

Zoho CRM
Zoho Books
Zoho Flow

What our client says about our service?

Syarikat saya kini menggunakan Zoho CRM dan Zoho Books untuk tugas harian kami. Saya sangat gembira dengan bagaimana ia telah membantu kakitangan saya dan saya sendiri menjalankan kerja kami dengan lebih efisien pada masa kini. Terima kasih Aplikasi atas sokongan anda!

- SMA Dental Sdn Bhd

[Case Study] Apa pekerja lapangan anda buat sekarang?

Tue, 29 Aug 2023 11:01:51 +0800

Abdel Cuci Sdn Bhd

Pakar Cucian

Ringkasan Kes Perniagaan

Abdel ialah sebuah syarikat pakar dalam perkhidmatan penyelenggaraan, pembersihan, dan penjagaan bagi kain, tilam, dan permaidani untuk premis perniagaan dan kediaman. Sebelum menggunakan Zoho, mereka menghadapi cabaran di bahagian operasi, dimana mereka menguruskan rutin harian kerja mereka secara manual. Hanya bergantung kepada Google Calendar untuk mengawasi jadual ejen mereka.

Latar Belakang Syarikat

Abdel ialah sebuah syarikat tempatan yang mahir dalam dua bidang utama di dalam industri pembersihan profesional. Bidang pertama adalah penyelenggaraan dan pembersihan yang lebih teliti bagi kain, tilam, dan permaidani. Bidang kedua pula ialah kawalan makhluk perosak. Mereka telah diiktiraf oleh pelbagai organisasi baik tempatan mahupun antarabangsa atas kualiti perkhidmatan yang disediakan oleh mereka.

Penubuhan Abdel bermula pada tahun 2019 bagi memenuhi permintaan yang meningkat untuk perkhidmatan pembersihan kain dan pest control yang profesional tanpa mengabaikan penggunaan bahan kimia dan peralatan yang selamat serta mesra alam. Penyelesaian pembersihan mereka merangkumi permaidani, tilam, sofa, dan tempat duduk kereta. Misi mereka adalah untuk mencipta persekitaran yang bersih dan baik untuk pelanggan mereka.

Cabaran Yang Dihadapi

Sebelum Zoho diperkenalkan, mereka menguruskan kerja harian secara manual dengan hanya menggunakan Google Calendar untuk mengetahui jadual harian ejen mereka. Ejen-ejen tersebut juga terpaksa menyemak semula jadual atau mengambil tahu tugasan harian mereka melalui aplikasi WhatsApp sahaja. Keadaan sebegini agak mencabar bagi mereka untuk menyemak aktiviti dan jadual ejen-ejen dengan efisyen.

Invois yang dikeluarkan kepada para pelanggan juga tidak dapat dikaitkan dengan jadual perkhidmatan, menjadikan ianya sukar untuk pengurus operasi mereka untuk mengenalpasti status pembayaran. Selain itu, mereka juga tidak mempunyai sistem maklumbalas yang baik yang mengaitkan satu-satu sesi perkhidmatan kepada maklumbalas terhadap perkhidmatan yang telah diterima dalam sesi tersebut.

Cara Penyelesaian

Aplikasi telah mengusulkan agar Abdel menggunakan sistem Zoho FSM dan Zoho Books untuk menguruskan sistem tempahan, jadual temujanji, invois, serta menguruskan maklum balas dari pelanggan. Penyelesaian di mana automasi dan integrasi dengan saluran komunikasi seperti e-mel dan SMS dapat membantu proses mereka menjadi lebih singkat, lebih teratur, dan akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan rekod yang lebih baik.

Semua perkara seperti peringatan, pemberitahuan, dan maklum balas boleh diintegrasikan dan diautomatikkan untuk mereka di dalam Zoho FSM, di mana mereka dapat mengetahui lokasi ejen mereka. Kami juga mencadangkan untuk memperkenalkan perisian perakaunan yang berintegrasi dengan CRM untuk memberikan kelancaran dan kecekapan dalam menjana sebut harga dan invois agar kerja-kerja perakaunan mereka lebih sistematik dan teratur.

Pelaksanaan Dan Hasil

Kami mengintegrasikan Zoho FSM dengan Zoho Books supaya semua invois yang dibuat dari Zoho FSM juga dijana dalam Zoho Books demi memastikan maklumat jualan adalah tepat dan terperinci yang direkodkan dalam sistem perakaunan mereka. Fokus kami adalah memberi latihan dan memperkenalkan mereka kepada aplikasi mudah alih kerana ejen mereka akan menggunakan Zoho FSM. Selain itu, kami juga menyediakan sokongan dan memberikan tunjuk ajar yang berterusan selama sebulan pertama bagi memastikan semua pembelajaran dapat diatasi dengan lebih mudah, termasuk komunikasi berterusan, pemantauan aktif penggunaan, cadangan dan tips yang berguna.

Hasilnya, semua sistem lama yang tidak cekap dan berasingan yang banyak memakan usaha dan masa mereka dalam kerja harian boleh ditinggalkan dengan adanya Zoho FSM dan Zoho Books. Ini bermakna dengan menggunakan Zoho FSM, kebanyakan tugas mereka lebih cepat, terpusat dan yang paling penting, lebih cekap. Dengan aplikasi semasa, semua permintaan dan pesanan kerja boleh dipantau hanya di satu tempat dan penghantaran temujanji juga boleh dikendalikan melalui Zoho FSM. Hal ini dapat dilihat dimana pengurusan ejen akan menjadi lebih efektif dan tepat.

Di samping itu, Zoho FSM dan Zoho Books membolehkan maklumat jualan direkodkan dengan tepat, efisien, dan semua data direkodkan boleh dilihat secara masa nyata (live). Selain itu, modul maklum balas di dalam Zoho FSM membolehkan ejen mengumpul maklum balas secara langsung apabila selesai kerja mereka. Ini dapat meningkatkan jumlah maklum balas di mana secara langsung dapat membina kepercayaan pelanggan-pelanggan seterusnya. Semua maklum balas ini akan digunakan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan mereka dan akhirnya menyumbang kepada kepuasan pelanggan serta meningkatkan hasil jualan syarikat.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Sokongan

What apps have been deployed

Zoho FSM
Zoho Books

What our client says about our service?

Alhamdulillah, semua berjalan lancar, aplikasi ini sangat membantu dan menjimat kan masa dan lebih berkesan. Akan terus menggunakan aplikasi ini.

- Abdel Cuci Sdn Bhd

[Case Study] Pusat Latihan Yang High Tech!

Tue, 29 Aug 2023 11:00:19 +0800

Michi Global Sdn Bhd

Training Centre

Ringkasan Kes Perniagaan

Seperti banyak syarikat lain, CakapJepun telah menikmati pertumbuhan yang stabil. Mereka telah menggunakan pelbagai aplikasi untuk meningkatkan produktiviti mereka. Walau bagaimanapun, aplikasi-aplikasi ini tidak terhubung antara satu sama lain dan hal ini menyumbang kepada pelbagai masalah baik dari segi operasi, mahupun kos-kos yang terlibat. Sebagai contoh, mereka mempunyai aplikasi e-pembelajaran yang sangat berkuasa, tetapi tidak mempunyai keupayaan untuk merekod pembelian secara langsung ke dalam sistem perakaunan mereka.

Akibatnya, rekod jualan terpaksa dieksport dan dimasukkan secara manual ke dalam sistem perakaunan. Pangkalan data sistem-sistem mereka tidak selari dan juga tidak berhubungan, menjadikan mereka susah untuk menjana laporan-laporan yang berguna seperti demografi pelanggan dan gelagat pembelian seperti yang diharapkan. Laporan yang tepat hanya boleh dijana dengan usaha manual dan ini tentunya mempengaruhi produktiviti mereka.

Oleh itu, perlunya ada suatu penyelesaian yang mampu untuk memberikan pangkalan data yang bersepadu, proses yang lebih lancar, dan kemampuan untuk menjana laporan yang diperlukan dengan mudah.

Latar Belakang Syarikat

Cakap Jepun ialah sebuah jenama di bawah Michi Global Sdn Bhd yang diasaskan oleh dua jurutera yang belajar dan bekerja mereka di Jepun. Sebagai pelajar di sana, proses pembelajaran adalah agak sukar kerana bahasa Jepun ialah satu satunya bahasa yang digunakan. Menyedari hal ini, mereka membentuk kumpulan pencerita berbahasa Jepun dalam usaha untuk menyumbang kepada mereka yang menghadapi situasi yang sama.

Organisasi ini jelas memberi tumpuan kepada mengubah pengalaman pengajaran bahasa Jepun. Matlamat utama mereka adalah untuk menyediakan perkhidmatan pendidikan yang membantu membina keyakinan dalam bahasa Jepun. Di samping itu, mereka berusaha untuk membangunkan individu yang yakin dan positif, dan membina komuniti yang boleh memberi impak yang besar kepada negara. Sebagai tambahan kepada tawaran biasa, syarikat ini menawarkan pelbagai perkhidmatan khusus yang direka khas untuk memenuhi keperluan pelanggan yang berbeza. Ini termasuk kursus dalam talian, sesi latihan dalam syarikat, serta rancangan TV dan acara langsung.

Cabaran yang dihadapi

Syarikat ini merupakan syarikat yang sedang berkembang yang ingin meningkatkan keupayaan kewangan dan perakaunannya. Mereka telah menggunakan pelbagai aplikasi untuk meningkatkan produktiviti mereka. Walau bagaimanapun, aplikasi-aplikasi ini tidak terhubung antara satu sama lain dan hal ini menyumbang kepada pelbagai masalah baik dari segi operasi, mahupun kos-kos yang terlibat.

Syarikat ini mempunyai platform e-pembelajaran berasaskan WordPress dan sistem invois automatik. Walau bagaimanapun, mereka bergelut dengan pembayaran dari Stripe dan penyesuaian bank mereka kerana perisian semasa mereka, MYOB, tidak dapat merekodkan semua maklumat yang diperlukan.

Cara Penyelesaian

Penyelesaian yang kami sarankan adalah untuk mengintegrasikan setiap aplikasi dan memastikan mereka mempunyai pangkalan data tertumpu. Disebabkan oleh banyak cabaran dengan pelantar e-pembelajaran sedia ada, TrainerCentral telah dicadangkan kerana TrainerCentral boleh disambungkan dengan Zoho CRM dan Zoho Books melalui Zoho Flow. Sebaik sahaja pelajar mendaftar atau menyertai satu-satu kursus, data mereka akan dipindahkan secara langsung ke Zoho CRM dan juga Zoho Books. Zoho CRM akan bertindak sebagai pangkalan data berpusat dan bertindak sebagai pusat janaan laporan dan analitik dan Zoho Books akan menjejaki semua pembelian yang dibuat dan memastikan kira-kira perakaunan teratur.

Pelaksanaan dan Hasil

Zoho Flow digunakan untuk menyatukan kesemua 3 aplikasi iaitu TrainerCentral, CRM, dan Books. Data pelajar dan rekod pembelian dihantar secara langsung ke CRM dan Books menggunakan pemicu yang sedia ada dalam Zoho Flow dan dengan membina beberapa jalan kerja automatik. Beberapa laporan penting seperti jualan mengikut kursus, jualan mengikut guru, jualan bulanan, dan jualan suku tahunan dihasilkan dan disajikan dalam papan pemuka visual (dashboard). Invois akan dihasilkan secara automatik setiap kali pembelian dibuat. Kemudian,invois tersebut akan ditandakan sebagai sudah dibayar. Ini akan memastikan rekod perakaunan selaras dengan kewangan sebenar mereka.

Tiada lagi keperluan untuk memindahkan data secara manual dari satu tempat ke tempat lain dan menghilangkan kebergantungan sepenuhnya pada campur tangan manusia untuk memastikan maklumat penting dicatat seperti maklumat pembelian. Data kini dapat dilihat dalam masa nyata dan boleh digunakan oleh perniagaan seperti yang dikehendaki pada bila-bila masa. Pelaksanaan ini secara tidak langsung menyumbang satu kesan tidak langsung di mana setelah mereka mempunyai pangkalan data yang terpusat dengan data pelanggan yang berguna, mereka dapat menyasarkan usaha pemasaran mereka dengan lebih tepat. Untuk ini, mereka menggunakan Zoho Campaign sepenuhnya.

Tempah Demo Percuma Sekarang!

Lawati Pusat Sokongan

Aplikasi apa yang telah digunakan

Zoho CRM
Zoho Books
TrainerCentral
Zoho Flow

Apa pendapat pelanggan-pelanggan kami tentang perkhidmatan yang kami tawarkan?

Secara keseluruhannya, saya tidak dapat berhenti memuji atas sokongan luar biasa yang saya terima dari Aplikasi. Komitmen mereka terhadap perkhidmatan pelanggan telah mewujudkan penanda aras yang tinggi, dan tanpa ragu-ragu, saya berazam untuk kekal sebagai pelanggan yang setia. Sekiranya anda mencari syarikat yang benar-benar menghargai pelanggannya dan secara konsisten melebihi jangkaan dalam memberikan sokongan yang luar biasa, anda tidak perlu teragak-agak untuk memilih Aplikasi.

- En Anuar, CEO Michi Global Sdn Bhd

[Case Study] AE Aequitas Sdn Bhd: Asset Movement & Management System

Thu, 20 Jul 2023 14:16:04 +0800

AE Aequitas Sdn Bhd

Industrial Technologies

Business Case at a Glance

AE Aequitas Sdn Bhd is a fast-growing safety services and engineering company in Malaysia that specialises in fire protection systems. Their services include maintenance of the fire protection system. For that, we offer Aequitas an efficient fire extinguisher management system powered by Zoho. They have been running things manually, and after a fateful meeting with Aplikasi, they decided to go with Zoho People and Zoho Expense for its 33 employees thus far. With the dedication and help from Aplikasi, the implementation was a success, covering two locations in just over a month.

Company Background

Aequitas is a fire extinguisher service company that has served and still serves reputable MNCs in Malaysia. With the recent advancement in technology and the pressing need to keep up, the company is desperate for a solution that would help. However, cost is a major concern for them, as it is for most SMEs. After a meeting in an unlikely venue—the hospital cafeteria—its CEO, Ridzuan, was awed by the depth of what Zoho People and Expenses had to offer at such an affordable price and decided to get on board right away.

AE Aequitas Sdn Bhd evolved from another company and is now primarily focused on providing fire extinguisher services throughout Malaysia. The company has three operations centres covering different parts of Malaysia. Currently, it has 33 dedicated employees, most of whom are on the field. Ridzuan, the CEO of the company, is the one who’s responsible for the start of the company’s digital transformation journey. With a lot more challenges coming their way, Ridzuan and his dedicated team aspire to fully transform their business with other Zoho apps as well.

The Challenge

Prior to their engagement with Aplikasi, all their jobs namely work monitoring, claim processing, attendance, and collaboration—were done manually. Because the operations team's jobs require a lot of traveling, there are a lot of claims. The whole process of applying for claims and approving them took the company two weeks per month to settle them. This job involves the finance department, the clerk, and also the HR department, and the 2-week cycle is killing their productivity.

The next phase involved heavily configuring and customising Zoho CRM to be a Fire Extinguisher Servicing System. Previously, as with their HR processes, everything was done manually, and there was no centralised database for all their assets. Technicians have their own logbooks for deliveries and pick-ups, and as the process is analogue, there is no transparency as well. Tanks' whereabouts cannot be traced should they be lost, and this is a major problem.

Finding the Solution

Ridzuan (Aequitas CEO) never knew about Zoho before he met us. All he knew then was that he needs to find a solution fast, but he needs to find the one he can pay for. He told this to his friend, who happens to be a mutual friend of Aplikasi’s founder, Azlan. In just two days, the meeting was set. Upon explanation and a short demo by Aplikasi, Ridzuan decided that every problem his company was having could be solved by Zoho People and Zoho Expense. On top of that, the price tag is exactly what he is looking for.

Aplikasi is a consultant partner for Aequitas, promising a smooth-sailing implementation of Zoho People and Zoho Expense. Aequitas does not have any IT-savvy personnel or change management professionals, so that’s where Aplikasi comes in. With years of experience in handling change management projects and SAP implementation and consultation, Aplikasi is convinced that they are able to help Aequitas end-to-end. Aplikasi also helped in redefining and restructuring Aequitas business processes that would otherwise be inefficient and time-consuming.

Implementations & Results

The whole implementation process which includes requirement gathering, customization and settings, review, fixes, training, and user acceptance test (UAT) only took a month to complete. The company notices an immediate improvement in their business processes after going live. In their claims process for example, it took them 2 weeks per month to settle everything; from claim applications to verification, approval, and reimbursement as the operation team’s work is mostly on the go. Hundreds of papers are documented every month to store the receipts and application forms. Three departments: Human Resource, Administration, and Finance would be busy handling the claim process. Zoho Expense immediately eliminates all the paperwork, and what’s most apparent is that it reduces 80% of the whole cycle process from 10 days to just 2 days.

With Zoho Expense, nobody has to be physically in the office to submit and approve the claims, and the capture receipt function in Zoho Expense makes it possible for the receipts to be stored without wasting papers and space. As for their leave management, the same benefit of saving paper can be observed. Now, with the convenience of the Zoho People mobile app, both requesters and approvers can do their jobs on the go. Attendance tracking and remote working monitoring are also possible now, promoting transparency and ensuring resources are being spent appropriately and responsibly.

The Fire Extinguisher Management System proved to be a challenging task indeed, as a lot of customization and configuration needed to be done to the CRM. The implementation focused on transparent and real-time database updates from each technician and each pickup and delivery. Having it integrated with Zoho Forms has made it possible for the technicians on the field to transfer information to the back office for further processing. The implementation also involves scanning devices and barcode printers, which would have the numbers generated from CRM automatically and later be used in asset tracing.

Book free demo now!

Visit the support centre

What apps have been deployed

Zoho CRM
Zoho Form
Zoho People
Zoho Expense

What our client says about our service?

I really hope that with Zoho People and Expense implementation, it can boost our productivity and save us valuable time and effort. With efficiency and transparency, I believe the application can help us to focus on business growth rather than spending most of our time managing small things.

-Mr.Ridzuan (Aequitas CEO)

[Case Study] Innoveam Sdn.Bhd: Advanced Sales & Project Automation

Thu, 20 Jul 2023 14:08:35 +0800

Innoveam Sdn Bhd

Regional Technologies Solution Provider

Business Case at a Glance

From the get-go, Innoveam understood that there was a need to digitise their back-end processes. Data consolidation involved inter-departmental activities, but their top priority was to get their books in check.

Previously, they opted for whatever was available out there: Google Suite for their calendar, mail, Google Drive, Google Forms, PipeDrive for CRM, and spreadsheets. However, the information and data could not be consolidated, data integrity was an issue, and most importantly, they could not pull a report in real-time.

Innoveam's solution integrates numerous apps, including Zoho CRM Plus, Zoho Projects, Zoho Analytics, Zoho Books, Zoho People, and Zoho Expense. These programmes are integrated to manage sales, finance, and HR. Digitalization improves Innoveam's efficiency.

Company Background

Innoveam is a regional technology solutions provider that uses the latest ICT technologies to process, analyse, simulate, and visualise 3D datasets to provide business and operations improvement solutions for various industries. Their focus is on enterprise, and their experience in providing 3D data solutions within the region places them as a major player in the Industrial Revolution 4.0, specialising in Engineering Design, & Virtual Reality/Augmented Reality content development.

The company was founded in January 2013 by the Managing Director, Zamir Rashid and has about 20 employees in total. Technologies utilised by Innoveam include 3D Simulation (CFD, FEA, Game Engines), Motion Capture, Immersive Virtual Reality, Non-immersive VR/Interactive App, 360 Photo Capture, Augmented Reality Apps, Cloud Computing, Artificial Intelligence, Cross-Platform Virtual Collaboration, and IoT/Smart Sensors.

The main industry they are involved in is the oil and gas industry, where they assist in conducting safety studies and equipment design with clients based locally in Malaysia and internationally, such as in Indonesia and Qatar.

The Challenge

As we are told, they were unable to generate their accounting report on the fly. They can’t take traditional or semi-automated accounting with them. Accounting is tied back to orders; they need an easy and convenient way to invoice and receive payment right on the spot—even if that spot is miles from the office. The information that they had was also not in real-time and was handled in silos. As a result, data integrity was compromised, and the timeline for the information audit was questioned.

The problems include the consolidation of information across departments and tracking the number of hours taken to handle projects. Unreliable data is one of the most common hurdles companies face. Often, this is the result of manually inputting data across numerous locations and separate databases, a cumbersome task that results in human error. As for time tracking, they don't have the right tool to track how much time is spent on client work to bill it accordingly and are unable to track how much ROI they have when they invest in a project.

Finding the Solution

For Innoveam, we have implemented multiple applications into one solution. What is the solution? It consists of these applications: Zoho CRM, Zoho Project, Zoho Books, Zoho People, Zoho Expense, and Zoho Analytics. All these apps are integrated into one solution to manage their sales, finance, and HR. Innoveam has been digitalized, which allows them to be more efficient.

Implementations & Results

Zoho CRM was introduced to simplify the sales process, and custom functions were developed to automate the numbering of business transactions according to their respective conventions. Zoho CRM is integrated with Zoho Books to ensure sales transactions like quotations and invoices flow through finance for real-time consolidation and reporting.

Approvals were also put in place to increase data governance. Zoho People and Zoho Expense were configured to digitalize their HR management and claim management. Expenses in particular are integrated into Zoho Books. This has aided the finance team in managing all claims as expenses, resulting in a 10-day reduction in claim cycle time.

Zoho Projects was also integrated into task management and project tracking. With direct integration into Zoho Books, project profitability reports can easily be generated to identify any cost overruns earlier and also provide real-time reporting on each running project.

Book free demo now!

Visit the support centre

What apps have been deployed

Zoho CRM Plus (CRM, Projects, Campaign, Social, Analytics)
Zoho Projects
Zoho People
Zoho Expense
Zoho Books
Zoho Analytics

What our client says about our service?

We are glad about all the existing features and functions. It is user friendly, easy to understand and use, solving basic accounting/finance matters, good tools for a small to medium company.

-Innoveam Team