Pengurusan Cuti dan Gaji Automatik dengan Zoho People untuk Hasny Furniture
Quick Read
Problem Statement
Selepas 8 tahun beroperasi, Hasny Furniture tidak mempunyai sistem berpusat untuk menguruskan data pekerja, permohonan cuti, dan pengiraan gaji — semuanya dikendalikan secara manual merentasi dua lokasi berbeza.
Proposed Solution
Aplikasi mencadangkan Zoho People sebagai Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) berpusat, lengkap dengan permohonan cuti dalam talian dan aliran kelulusan berperingkat.
Implementation & Results
Zoho People diintegrasikan dengan Payroll Panda untuk automasi pengiraan gaji, overtime, dan elaun kedatangan — menjimatkan masa Puan Farhana pada setiap akhir bulan.
Full Case Study
Ringkasan Kes Perniagaan
Setelah 8 tahun beroperasi, Hasny Furniture tidak pernah menggunakan apa-apa sistem untuk mengurus dan mengawal perniagaan mereka secara efektif. Hal ini telah menyukarkan Puan Farhana, pemilik syarikat, untuk memantau aktiviti-aktiviti pekerja seperti kedatangan, permohonan cuti, dan pembayaran gaji. Oleh demikian, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) untuk mengatasi cabaran-cabaran tersebut. Dengan adanya sistem ini, mereka dapat menyelaraskan proses HR, termasuk pengurusan pekerja, gaji, dan pemantauan kehadiran melalui HRMS.
What apps have been deployed
Latar Belakang Syarikat
Hasny Furniture ialah sebuah perniagaan yang membuat dan menjual perabot dan kabinet dapur yang telah ditubuhkan pada tahun 2015. Mereka mempunyai pengalaman lebih dari 8 tahun dalam penghasilan pelbagai jenis kabinet. Syarikat ini memiliki sebuah kilang yang terletak di Pantai Remis yang telah menjadi pusat operasinya. Mereka juga menghasilkan produk lain seperti labu sayong.
Hasny Furniture memastikan mereka mempunyai idea yang kreatif dalam penghasilan produk yang menepati citarasa pelanggan serta meningkatkan tahap teknologi yang digunakan di dalam bahagian pengeluaran bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti produk keluaran mereka. Hasny Furniture diusahakan oleh pasangan suami isteri Encik Hasny dan Puan Farhana. Mereka mempunyai kilang yang bertempat di Pantai Remis, dan atas permintaan ramai, mereka membuka satu showroom di Seri Manjung untuk memudahkan pelanggan melihat hasil kerja mereka.
Cabaran Yang Dihadapi
Puan Farhana, yang juga menguruskan pengiraan gaji pekerja, menghadapi beberapa cabaran utama:
Kesemua permasalahan ini berkait rapat dengan pengurusan pekerja dan pengiraan gaji, yang merupakan aspek penting dalam operasi harian syarikat. Oleh itu, mereka memerlukan penyelesaian yang sistematik dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengurusan dan pengiraan gaji pekerja, mengurangkan kerumitan proses, dan meningkatkan kepuasan pekerja serta ketelusan dalam urusan pengurusan cuti dan gaji.
Cara Penyelesaian
Bagi menangani masalah berkaitan dengan penyimpanan data pekerja, kami telah mengusulkan agar mereka menggunakan satu sistem pendigitalan pada bahagian sumber manusia (HR). Sistem ini harus berkebolehan menyimpan maklumat pekerja seperti butiran peribadi, pengalaman kerja, prestasi, dan maklumat lain yang berkaitan. Sistem ini juga harus mampu memudahkan pentadbiran syarikat untuk mengemaskini maklumat pekerja di mana-mana sahaja mereka berada dan pada bila-bila masa.
Selain itu, untuk mengatasi masalah tidak mempunyai sistem pengurusan cuti yang teratur, kami mencadangkan agar mereka menggunakan sistem perisian pengurusan cuti yang membolehkan pekerja memohon cuti secara dalam talian. Permohonan cuti ini akan disalurkan secara automatik kepada Puan Farhana untuk tujuan kelulusan dan penyimpanan rekod cuti. Sistem pengurusan cuti ini haruslah mampu untuk memberikan jumlah cuti kepada golongan yang berbeza mengikut kelayakan mereka, dan mampu meletakkan beberapa syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh syarikat.
Kemudian, bagi mengatasi masalah kesukaran pengiraan gaji, kami mencadangkan mereka menggunakan sistem yang boleh mengira gaji secara automatik. Segala bayaran lebih masa, tambahan bayaran, dan penolakan wajib seperti KWSP dan EIS perlu diambil kira secara automatik dalam pengiraan gaji. Sistem ini juga harus mampu menghasilkan slip gaji dengan mudah dan menyalurkannya kepada setiap pekerja secara automatik.
Pelaksanaan Dan Hasil
1. Zoho People Sebagai HRMS Berpusat
Isu utama yang ingin diselesaikan ialah penyimpanan data pekerja yang tidak seragam. Dengan menggunakan Employee Form di dalam Zoho People, segala maklumat pekerja yang wajib diberikan oleh setiap pekerja dapat disimpan dengan teratur. Kebolehan Zoho People untuk mengesahkan data dan memaksa pekerja mengisi maklumat yang diperlukan memastikan tiada lagi ketirisan maklumat.
2. Kelulusan Cuti Dua Peringkat
Proses kelulusan dan pengesahan di dalam Zoho People diubahsuai supaya setiap permohonan cuti akan sampai kepada penyelia atasan terlebih dahulu sebelum dihantar kepada Puan Farhana untuk pengesahan selanjutnya. Dengan adanya dua tahap semakan, pertindihan waktu cuti oleh pekerja dapat dielakkan.
3. Kedatangan & Overtime Automatik
Fungsi kedatangan pekerja digunakan untuk merekod permohonan, dan modul bayaran lebih masa (Overtime) dicipta untuk permohonan kerja lebih masa. Pekerja juga boleh memilih Time Off Replacement untuk menggantikan cuti yang diminta. Dengan satu klik pada butang ‘Prepare Payroll’, penilaian rekod kedatangan dan cuti tanpa gaji dijalankan secara automatik, dan pekerja yang layak akan menerima Attendance Allowance secara automatik.
4. Integrasi Payroll Panda
Zoho People diintegrasikan dengan Payroll Panda untuk memudahkan lagi proses pengiraan gaji. Semua catatan seperti cuti tanpa gaji, overtime, dan elaun kedatangan digabungkan ke dalam Payroll Entry (custom module) lalu dihantar ke Payroll Panda untuk pengiraan seterusnya. Slip gaji yang siap akan diimport semula ke dalam Zoho People melalui modul Files, membolehkan pekerja menyemak semua maklumat menggunakan satu sistem sahaja.
What our client says about our service?
MUDAH, MENJIMATKAN MASA dan TEPAT. Sangat memudahkan kerja saya dalam memeriksa attendance, pengiraan gaji dan kiraan gaji adalah sangat tepat.
Ready to turn your business challenges into success stories? Let’s explore how Aplikasi can simplify and streamline your operations—just like we’ve done for businesses across various industries.
