Naluri Kreatif menghadapi cabaran di mana mereka tidak mempunyai sistem tempahan yang cekap. Mereka hanya menggunakan Google Form untuk  menyelaraskan kesemua 17 cawangan yang ada di seluruh Malaysia. Google Form ini akan digunakan oleh ibu bapa bagi menempah tarikh dan masa melawat cawangan pilihan sebelum mendaftarkan anak mereka. 

Sebagai pengasas dan CEO syarikat, selain daripada menjalankan tugas-tugas utama perniagaannya, Pn. Mohanita juga aktif terlibat dalam pelbagai aktiviti kemasyarakatan. Keterlibatannya dalam aktiviti kemasyarakatan memberikan sumbangan positif kepada komuniti, tetapi pada masa yang sama, menjadikan beliau kurang dapat memberi tumpuan untuk memantau kedatangan guru-guru di tadika.

Antara masalah terbesar yang dihadapi oleh mereka adalah pertama sekali, mereka menggunakan pelbagai sistem yang tidak berhubung antara satu dengan yang lain, di mana rekod transaksi dieksport dan dimasukkan secara manual dari sistem pendaftaran pelanggan ke dalam sistem perakaunan. Langkah-langkah yang dilakukan secara manual ini tidak hanya akan memakan masa bahkan meningkatkan risiko kesilapan daripada pekerja itu sendiri. Natijahnya, proses pengumpulan dan pemprosesan data juga menjadi lebih lama dan menyebabkan masa yang ada tidak dapat digunakan untuk kerja-kerja yang lebih bermakna. 

Isu yang paling penting untuk diselesaikan adalah ketidakhubungan antara sistem. Untuk mengatasi masalah ini,kami telah mencadangkan supaya Zoho CRM dan Zoho Books diintegrasikan dengan sistem klinik yang bernama Doctor Assist agar keberkesanan pengurusan data jualan dan pelanggan dapat diwujudkan. Oleh kerana Doctor Assist tidak mempunyai ciri perakaunan yang lengkap, kami mencadangkan agar Zoho Flow digunakan sebagai pengantara bagi menghubungkan Doctor Assist ke Zoho CRM dan Zoho Books. 

Ini membolehkan proses pemindahan data berjalan dengan lebih efisien dan tepat. Dengan adanya penyelesaian ini, maka tidak perlu lagi penglibatan mana-mana pekerja dalam proses pemindahan data, seterusnya mengurangkan risiko ketidaktepatan data. Ini juga memudahkan mereka daripada perlu melakukan kerja-kerja manual untuk memasukkan data dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain. Masa yang terluang dapat digunakan untuk kerja-kerja lain yang lebih memerlukan perhatian.

Untuk meningkatkan pengurusan jualan, mereka juga perlu mendapatkan data seperti demografi pelanggan, trend pembelian, sasaran penjualan, data penjualan produk, penjualan berdasarkan doktor, dan lain-lain. Dengan adanya Zoho CRM dan Zoho Books, mereka boleh mendapatkan maklumat yang lebih menyeluruh tentang perniagaan mereka. 

Dengan ini, mereka dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan berpandukan data yang relevan. Bahkan mereka boleh menumpukan perhatian kepada perkara yang lebih produktif dalam perniagaan. Selain itu, data yang diperolehi juga sangat berharga untuk merancang usaha pemasaran dan menjalankan strategi pemasaran yang lebih fokus dan khusus dengan membuat segmen yang sesuai berdasarkan maklumat yang mapan.

Sebelum Zoho diperkenalkan, mereka menguruskan kerja harian secara manual dengan hanya menggunakan Google Calendar untuk mengetahui jadual harian ejen mereka. Ejen-ejen tersebut juga terpaksa menyemak semula jadual atau mengambil tahu tugasan harian mereka melalui aplikasi WhatsApp sahaja. Keadaan sebegini agak mencabar bagi mereka untuk menyemak aktiviti dan jadual ejen-ejen dengan efisyen. 

Invois yang dikeluarkan kepada para pelanggan juga tidak dapat dikaitkan dengan jadual perkhidmatan, menjadikan ianya sukar untuk pengurus operasi mereka untuk mengenalpasti status pembayaran. Selain itu, mereka juga tidak mempunyai sistem maklumbalas yang baik yang mengaitkan satu-satu sesi perkhidmatan kepada maklumbalas terhadap perkhidmatan yang telah diterima dalam sesi tersebut.

Kami mengintegrasikan Zoho FSM dengan Zoho Books supaya semua invois yang dibuat dari Zoho FSM juga dijana dalam Zoho Books demi memastikan maklumat jualan adalah tepat dan terperinci yang direkodkan dalam sistem perakaunan mereka. Fokus kami adalah memberi latihan dan memperkenalkan mereka kepada aplikasi mudah alih kerana ejen mereka akan menggunakan Zoho FSM. Selain itu, kami juga menyediakan sokongan dan memberikan tunjuk ajar yang berterusan selama sebulan pertama bagi memastikan semua pembelajaran dapat diatasi dengan lebih mudah, termasuk komunikasi berterusan, pemantauan aktif penggunaan, cadangan dan tips yang berguna.

Hasilnya, semua sistem lama yang tidak cekap dan berasingan yang banyak memakan usaha dan masa mereka dalam kerja harian boleh ditinggalkan dengan adanya Zoho FSM dan Zoho Books. Ini bermakna dengan menggunakan Zoho FSM, kebanyakan tugas mereka lebih cepat, terpusat dan yang paling penting, lebih cekap. Dengan aplikasi semasa, semua permintaan dan pesanan kerja boleh dipantau hanya di satu tempat dan penghantaran temujanji juga boleh dikendalikan melalui Zoho FSM. Hal ini dapat dilihat dimana pengurusan ejen akan menjadi lebih efektif dan tepat.

Di samping itu, Zoho FSM dan Zoho Books membolehkan maklumat jualan direkodkan dengan tepat, efisien, dan semua data direkodkan boleh dilihat secara masa nyata (live). Selain itu, modul maklum balas di dalam Zoho FSM membolehkan ejen mengumpul maklum balas secara langsung apabila selesai kerja mereka. Ini dapat meningkatkan jumlah maklum balas di mana secara langsung dapat membina kepercayaan pelanggan-pelanggan seterusnya. Semua maklum balas ini akan digunakan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan mereka dan akhirnya menyumbang kepada kepuasan pelanggan serta meningkatkan hasil jualan syarikat.

Syarikat ini merupakan syarikat yang sedang berkembang yang ingin meningkatkan keupayaan kewangan dan perakaunannya. Mereka telah menggunakan pelbagai aplikasi untuk meningkatkan produktiviti mereka. Walau bagaimanapun, aplikasi-aplikasi ini tidak terhubung antara satu sama lain dan hal ini menyumbang kepada pelbagai masalah baik dari segi operasi, mahupun kos-kos yang terlibat.

Syarikat ini mempunyai platform e-pembelajaran berasaskan WordPress dan sistem invois automatik. Walau bagaimanapun, mereka bergelut dengan pembayaran dari Stripe dan penyesuaian bank mereka kerana perisian semasa mereka, MYOB, tidak dapat merekodkan semua maklumat yang diperlukan.  

Zoho Flow digunakan untuk menyatukan kesemua 3 aplikasi iaitu TrainerCentral, CRM, dan Books. Data pelajar dan rekod pembelian dihantar secara langsung ke CRM dan Books menggunakan pemicu yang sedia ada dalam Zoho Flow dan dengan membina beberapa jalan kerja automatik. Beberapa laporan penting seperti jualan mengikut kursus, jualan mengikut guru, jualan bulanan, dan jualan suku tahunan dihasilkan dan disajikan dalam papan pemuka visual (dashboard). Invois akan dihasilkan secara automatik setiap kali pembelian dibuat. Kemudian,invois tersebut akan ditandakan sebagai sudah dibayar. Ini akan memastikan rekod perakaunan selaras dengan kewangan sebenar mereka.

Tiada lagi keperluan untuk memindahkan data secara manual dari satu tempat ke tempat lain dan menghilangkan kebergantungan sepenuhnya pada campur tangan manusia untuk memastikan maklumat penting dicatat seperti maklumat pembelian. Data kini dapat dilihat dalam masa nyata dan boleh digunakan oleh perniagaan seperti yang dikehendaki pada bila-bila masa. Pelaksanaan ini secara tidak langsung menyumbang satu kesan tidak langsung di mana setelah mereka mempunyai pangkalan data yang terpusat dengan data pelanggan yang berguna, mereka dapat menyasarkan usaha pemasaran mereka dengan lebih tepat. Untuk ini, mereka menggunakan Zoho Campaign sepenuhnya.